Key-User für ein ERP-Projekt: die richtige Auswahl

So finden Sie die besten ERP-Key-User

Die Einführung eines ERP-Systems ist in der Regel ein umfangreiches Projekt. Je nach Größe kann es sich über mehrere Wochen oder auch Monate ausdehnen. Keine Frage: Ein solches Projekt bindet neben Kapital und Zeit auch Ihr Personal. Das gilt gerade für kleine oder mittelständische Unternehmen mit begrenzten Mitteln und Ressourcen. Wir empfehlen daher, die einzelnen Schritte vorher gut zu planen und sich nicht vorschnell in die Umsetzung zu stürzen. Das gilt auch und gerade für die Auswahl der Key-User für das ERP-Projekt.

Der Erfolg Ihrer Software-Einführung hängt zu einem großen Teil von der Zusammenstellung Ihres Projektteams und von dessen Engagement ab. Hier kommen die Key-User für das ERP-Projekt ins Spiel! Sie sind ein wichtiger Teil Ihres Projektteams und am Gelingen der Einführung maßgeblich beteiligt. Umgekehrt haben ungeeignete Key-User in einem ERP-Projekt einen negativen Einfluss auf das Ergebnis. Doch wie findet man einen geeigneten Kandidaten für diese Rolle?

Welche Aufgaben hat ein Key-User in einem ERP-Projekt?

Was genau ist ein Key-User? Und welche Rolle nimmt ein Key-User bei einem ERP-Projekt ein? Aus unserer Erfahrung lässt sich das so beantworten: Key-User bilden die Schnittstelle zwischen dem ERP-System und den eigentlichen Anwendern der Software bzw. den Abläufen und Prozessen im Unternehmen.

Während der Einführung: Ihr Key-User als Ansprechpartner & Bindeglied

Key-User in einem ERP-Projekt vertreten die Interessen ihres Fachbereichs. Dabei arbeiten Sie über den gesamten Zeitraum der Umsetzung eng mit dem ERP-Anbieter, der Projektleitung und der restlichen Belegschaft zusammen. Key-User betreuen das Projekt also von Anfang an, sind umfassender Ansprechpartner und vermitteln zwischen der Projektleitung und der Belegschaft, also den künftigen Anwendern der Software. 

Der Vorteil dabei: Auf der einen Seite informieren Key-User die Anwender früh über das geplante Vorgehen oder über Änderungen seitens der Projektleitung und erklären, warum bestimmte Entscheidungen getroffen werden. Auf der anderen Seite geben sie auch Anforderungen, Interessen und Wünsche der MitarbeiterInnen an die Projektleitung zurück. Durch einen kontinuierlichen Austausch erreichen Key-User in einem ERP-Projekt, dass Ihre MitarbeiterInnen von Anfang an eingebunden sind und Entscheidungen seitens der Projektleitung besser nachvollziehen können. Und es wird gewährleistet, dass sich am Ende alle wichtigen Punkte im System wiederfinden.

Key-User im ERP-Projekt stärken die Akzeptanz der Einführung Es liegt in der Natur des Menschen: Größere Veränderungen sorgen zunächst für Skepsis. Setzen Sie Ihren MitarbeiterInnen also ein fertiges System vor die Nase, führt dies häufig zu Vorbehalten oder zu kompletter Ablehnung. Umso wichtiger ist es, die Vorschläge und Wünsche der Belegschaft zu berücksichtigen, darauf einzugehen und nach Möglichkeit umzusetzen. So stärken sie die Akzeptanz für Ihr Projekt. Nur wenn die Belegschaft das System annimmt, wird sich die Einführung der Software lohnen. Ein geeigneter Key-User in einem ERP-Projekt spielt genau hier seine Stärken aus. Er zeigt die Vorteile der neuen Software auf, erklärt aber auch den Sinn und Zweck der Veränderung. Richtig eingesetzt, schafft die Software Strukturen, sichert Arbeitsplätze und fördert das Wachstum des Unternehmens. Um diese positiven Argumente zu transportieren, empfehlen wir regelmäßige kurze Meetings oder einen Newsletter. So informiert der Key-User stetig und nachhaltig über den aktuellen Stand des Projekts und holt aktiv Feedback ein.

Nach der Implementierung: Key-User für die Schulung der MitarbeiterInnen

Nachdem die Software installiert wurde, übernimmt in der Regel der Key-User die Schulung Ihrer MitarbeiterInnen. Nur in seltenen Fällen wird die Mitarbeiterschulung durch den ERP-Anbieter durchgeführt. Natürlich ist es wichtig, dass der Key-User vor der Schulung mit allen relevanten Funktionen und Features des Systems vertraut ist, um dieses Wissen gut an die Kollegen weitergeben zu können. Auch nach der Implementierung ist er Ansprechpartner bei Fragen und Problemen. Dazu gehört auch, Verbesserungsvorschläge, Änderungswünsche sowie Anpassungen für das nächste Update der Lösung zu sammeln und an den ERP-Anbieter weiterzugeben.

Welche Eigenschaften braucht ein guter Key-User in einem ERP-Projekt?

Ein geeigneter Key-User sollte einige Eigenschaften erfüllen, die nicht alle MitarbeiterInnen mitbringen. Unser Tipp: Machen Sie nicht einfach einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin zum Key-User in dem ERP-Projekt, den Sie im Tagesgeschäft am ehesten entbehren oder am schnellsten von seinen Aufgaben entbinden können. Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin, der oder die als Key-User eher ungeeignet ist, kann das Projekt nicht richtig unterstützen und sogar negativ auf die Einführung einwirken. Zum Beispiel, weil er falsche Lösungsansätze erarbeitet oder die Belegschaft nicht von der neuen Software überzeugen kann.

Eigenschaften, die ein Key-User in einem ERP-Projekt mitbringen sollte:

• Technisches Grundverständnis und eine schnelle Auffassungsgabe, um sich zeitnah in die neue Software einarbeiten zu können
• Eine hohe fachliche Kompetenz und Interesse an den Prozessen anderer Unternehmensbereiche dienen den Aufgaben als Key-User
• Empathie vs. Autorität: Einfühlungsvermögen ist wichtig, um Ängste der Mitarbeiter nachvollziehen und auf diese eingehen zu können – Durchsetzungsvermögen darf aber ebenso nicht fehlen, um die wesentlichen Punkte des ERP-Projekts nicht aus den Augen zu verlieren
• Weitblick: Ein guter Key-User denkt und handelt vorausschauend, behält den Gesamtüberblick und hat ein Auge für die täglichen Herausforderungen seiner Kollegen
• Aufgeschlossenheit: Diese Eigenschaft ist besonders wichtig, da Key-User in einem ERP-Projekt als ständige Ansprechpartner dienen und bei der Mitarbeiterschulung eine vermittelnde Rolle einnehmen sowie ihr Wissen bestmöglich weitergeben müssen
• Wirkliches Interesse und Motivation an dem ERP-Projekt

Key-User in einem ERP-Projekt: So finden Sie einen geeigneten Kandidaten 

Zugegeben, nur selten werden all diese Punkte auf einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin zutreffen. Das wichtigste ist aber, einen Kandidaten als Key-User in Ihrem ERP-Projekt auszuwählen, der voll und ganz hinter dem Projekt steht und mit dieser vorbildlichen Haltung auch seine Kollegen begeistern kann. Wenn Ihr Key-User offen für neue Herausforderungen ist und motiviert an die Aufgabe rangeht, passiert dies von ganz allein. Hier sind unsere vier Tipps, mit denen Sie einen geeigneten Key-User für das ERP-Projekt finden:

Tipp 1: Nicht nach Hierarchierang suchen

Geht es darum, die Interessen der Abteilung zu vertreten, denken viele Unternehmer als erstes an den Abteilungsleiter. Verständlich, denn in der Regel kann dieser viel Erfahrung vorweisen, ist mit den Prozessen im Unternehmen vertraut und wird von seinen Kollegen hoch angesehen. Wer könnte also für die Rolle und die Aufgaben als Key-User in einem ERP-Projekt besser geeignet sein? Tatsächlich ist der Abteilungsleiter jedoch nicht immer die beste Wahl. Denn ein guter Abteilungsleiter ist nicht automatisch ein geeigneter Key-User. Gerade in besonders großen Unternehmen haben diese oft eine gewisse Distanz zum operativen Tagesgeschäft entwickelt und übernehmen eher administrative Aufgaben. Mit den eigentlichen Arbeitsläufen sind sie zumindest nicht immer im Detail vertraut. Aber: Natürlich kann auch ein Abteilungsleiter ein geeigneter Key-User sein oder als Key-User eine Schulung durchführen. Das eine schließt das andere nicht aus.

Tipp 2: Suchen Sie nach Leistungsträgern

Schauen Sie lieber genauer hin, denn MitarbeiterInnen mit den passenden Eigenschaften finden sich unabhängig von der Position im Unternehmen. Suchen Sie nach Leistungsträgern! Diese werden auch als Key-User in einem ERP-Projekt von der Belegschaft hoch angesehen. Sie sind vertrauenswürdig, zuverlässig und finden beispielsweise bei Änderungsvorschlägen seitens der Projektleitung leichter Gehör. Ein Leistungsträger kann skeptische MitarbeiterInnen eher überzeugen und die Akzeptanz für das Projekt stärken. Das zahlt sich auch aus, wenn der Key-User die Schulung der Anwender übernimmt.

Tipp 3: Suchfokus nicht nur auf das Know-how legen

Natürlich ist Fachwissen wichtig, wenn es darum geht, den eigenen Fachbereich zu vertreten. Key-User in einem ERP-Projekt müssen sich umfassend mit den Aufgaben in ihrer Abteilung und den dortigen Geschäftsprozessen auskennen. Was jedoch mindestens genauso wichtig ist, sind gewisse Soft Skills,  die ein Key-User mitbringen sollte. Persönliche Werte und Eigenschaften wie Verlässlichkeit, Respekt und Fairness, aber auch Geduld, ein freundliches Auftreten und Kritikfähigkeit sind wichtig. So wird die Motivation für das Projekt aufrecht gehalten und mögliche Widerstände oder Vorbehalte können rechtzeitig entkräftet werden. Das steigert die Kooperation in Ihrem ERP-Projekt. Im besten Fall kommen Einfühlungsvermögen und Durchsetzungsvermögen also zusammen. Zuhören, begeistern, schwierige Sachverhalte verständlich erklären und immer eine gute Balance finden – das ist die Herausforderung.

Tipp 4: Weitblick und Motivation

In vielen Unternehmen fokussieren sich die einzelnen MitarbeiterInnen stark auf ihre eigenen Aufgaben. Ein Austausch mit anderen Unternehmensbereichen findet häufig nur sporadisch statt. Aber: Geschäftsprozesse enden nicht an der Abteilungsgrenze. Der Key-User in Ihrem ERP-Projekt sollte vorausschauend und vor allem bereichsübergreifend denken und handeln. Das setzt voraus, dass er Experte in seinem eigenen Fachbereich ist, sich aber auch für die Abläufen aus anderen Unternehmensbereichen interessiert. Die wichtigsten Voraussetzungen, die ein Key-User mitbringen sollte, sind jedoch Motivation, wirkliches Interesse an der Aufgabe und die Fähigkeit, dieses Interesse auch bei der restlichen Belegschaft wecken zu können.

Klingt nach einer schönen Aufgabe – wo ist der Haken?

MitarbeiterInnen, die die Rolle als Key-User in einem ERP-Projekt übernehmen, sollten sich darüber im Klaren sein, dass während der Umsetzungsphase mit Überstunden zu rechnen ist. Neben dem normalen Tagesgeschäft stehen zusätzliche Meetings und Schulungen auf der Agenda – und das für mehrere Wochen oder Monate, je nach Größe des Projekts.

So unterstützen Sie als Unternehmer Ihren Key-User

Für den Key-User sind ERP-Projekte zeitintensiv, deshalb benötigt auch der beste Key-User Ihre Unterstützung. Es ist zum Beispiel sinnvoll, für die Einführung einen Zeitraum zu wählen, in dem keine weiteren  Projekte geplant sind oder Sie wissen, dass es erfahrungsgemäß etwas ruhiger im Unternehmen ist. Außerdem sollten Sie die ausgewählten MitarbeiterInnen nicht parallel für andere große Kundenprojekte einplanen. 

Aufgaben aus dem Tagesgeschäft können in dieser Zeit von anderen Kollegen übernommen werden. Vorausgesetzt, das Projekt wird von allen MitarbeiterInnen gleichermaßen unterstützt. Wird das Projekt jedoch grundsätzlich in Frage gestellt, kann sich das Arbeitsklima durch solche Maßnahmen verschlechtern. Sehen sie die Vorteile, die das Projekt mit sich bringt, wird die temporäre Belastung durch die Aufgaben als Key-User bereitwilliger in Kauf genommen.

Um es klar zu sagen: Ein ERP-Projekt geht oft mit Stress einher. Vermutlich ist erst einmal etwas Überzeugungskraft notwendig, wenn Sie ihren Wunsch-Kandidaten gefunden haben. Machen Sie deutlich, wie wichtig eine erfolgreiche Umsetzung für das Unternehmen ist und zeigen Sie auch die Vorteile für die MitarbeiterInnen auf. Durch die Rolle als Key-User in einem ERP-Projekt sammelt man Führungserfahrungen – und das Ansehen im Unternehmen steigt nach gelungener Einführung erfahrungsgemäß deutlich an. Sollte eine Person absolut kein Interesse an der Aufgabe haben, wählen Sie lieber jemand anderen für diese Aufgabe aus. MitarbeiterInnen, die alle wichtigen Eigenschaften mitbringen, aber kein Interesse an der Aufgabe haben, bringen Ihnen keinen Mehrwert. Ein positiver Verlauf der Einführung wäre eher gefährdet.

Fazit: Key-User für ERP-Projekte finden

In nahezu jedem Unternehmen ist ein geeigneter Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin beschäftigt, der die Rolle als Key-User in einem ERP-Projekt übernehmen kann. Die Herausforderung besteht nun darin, diese Person zu finden. Häufig sind es die, an die man nicht auf den ersten Blick denkt. Um das ERP-Projekt zu einem guten Abschluss zu bringen, sollten Sie keine schlechten Kompromisse eingehen. Ein schlecht ausgewähltes Projektteam kommt schnell an seine Grenzen – und es kann zu Konflikten und Verzögerungen kommen, was den Erfolg des Projekts gefährdet. Nehmen Sie sich bei der Zusammenstellung lieber etwas mehr Zeit und setzen auf ein motiviertes Team, das gut zusammenarbeitet und gemeinsam alle Herausforderungen meistert. Diese Motivation wird sich automatisch auf die ganze Belegschaft übertragen. Auch wenn die Einführung einer ERP-Software eine technische Umsetzung ist, sollte der Fokus immer auf den Menschen im Unternehmen liegen.

Sie wollen mehr zum Thema ERP-Einführung und zur Auswahl der Key-User in einem ERP-Projekt wissen? Oder haben Sie Interesse daran, die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP kennenzulernen? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!