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ERP für kleine Unternehmen – so schaffen Sie Insellösungen ab

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Fast alle großen Unternehmen nutzen heutzutage eine ERP-Software mit integrierten ERP-Funktionen. ERP für kleine Unternehmen oder für den Mittelstand ist hingegen noch nicht so etabliert. Hier werden stattdessen viele unterschiedliche Programme genutzt, um die Prozesse und um den Geschäftsalltag zu organisieren. Die Rede ist von sogenannten Insellösungen. Vielleicht kennen Sie das: Sie nutzen Word, um Angebote zu schreiben, externe Tools als „Urlaubsplaner“ und führen Kalkulationen in Excel oder Project durch – was mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden ist. Solche Insellösungen sind oftmals ein fester Bestandteil der IT-Landschaft eines Unternehmens und reichen anfänglich grundsätzlich aus. Nicht zuletzt sind viele dieser Programme kostenlos verfügbar und lassen sich problemlos bedienen. Mit zunehmender Unternehmensgröße rücken allerdings andere Faktoren in den Vordergrund, die mit einem solchen Software-Mix nicht mehr bedient werden können.

 

ERP für kleine Unternehmen: Geschäftsprozesse effizienter abwickeln

ERP-Komplettlösungen sind heutzutage nicht mehr wegzudenken. Geschäftsprozesse werden optimiert, organisatorische Abläufe und Strukturen verbessert und den Unternehmens- und Marktveränderungen immer schneller angepasst. Mehr und mehr Unternehmen setzen darauf und bemühen sich um eine einheitliche und wirtschaftliche, vor allem effizientere IT-Infrastruktur. Auch für Firmen aus dem Mittelstand bietet der Einsatz einer Unternehmenssoftware eine ganze Reihe von Vorteilen. Module wie Warenwirtschaft, Rechnungswesen, Dokumentenmanagement und andere Geschäftsprozesse werden nicht nur in einem einzigen System abgebildet, sondern bieten bereits integrierte ERP-Funktionen ohne zusätzliche Schnittstellen.

ERP-Lösung statt Insellösung: Der Funktionsumfang im Überblick

Regulär bildet ein ERP-System die folgenden Funktionen eines Unternehmens ab:

Ein wesentlicher Vorteil: Alle Prozesse, Maschinen und Programme sind über eine gemeinsame Datenbasis miteinander verbunden und kommunizieren untereinander. Die Kommunikation und Kontrolle wird auf sämtlichen Unternehmensebenen ermöglicht.

Ohne Schnittstellen, Datenverlust und doppelten Pflegeaufwand: ERP für kleine Unternehmen

Ein ERP-System für kleine Unternehmen reduziert Ihre IT-Kosten, denn es kommt nur noch eine Software anstelle von diversen unterschiedlichen Programmen zum Einsatz. Vor alle aber schont eine ERP-Lösung die Nerven ihrer Mitarbeitenden und gestaltet die Zusammenarbeit wesentlich effizienter. Alle Beteiligten haben Zugriff auf die Daten – egal aus welcher Abteilung oder von welchem Standort. Die Daten müssen nur ein einziges Mal erfasst werden und sind permanent auf dem aktuellen Stand. Der Informationsfluss eines Geschäftsprozesses wird also erheblich optimiert. Nichts geht verloren, nichts wird vergessen – ein reibungsloser Betriebsablauf ist gewährleistet. Die gleichen Vorteile finden sich bei der Datensicherung, Aktualisierung und Wartung wieder.

Eine maßgeschneiderte Unternehmenssoftware, ein Lizenzmodell, ein Wartungsvorgang

Insbesondere als Kleinunternehmen sollten Sie Ihre Manpower und Kapazitäten nicht auf die ständige Wartung diverser Programme verwenden. Setzen Sie auf ERP für kleine Unternehmen, reduziert sich die Implementierung und Pflege auf eine zentrale Lösung. Zeit und Kosten werden sich für Sie stark reduzieren. Dank regelmäßiger Updates arbeiten Sie immer mit einer aktuellen Version der ERP-Software und profitieren automatisch von neuen ERP-Funktionen. Nicht zuletzt bietet Ihnen ein ERP-System für kleine Unternehmen eine maßgeschneiderte Lösung für Ihre Unternehmensgröße, die sich Ihrem Wachstum und Ihren Bedürfnissen kontinuierlich anpassen lässt.

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Der richtige Zeitpunkt, um Insellösungen loszuwerden

Die Implementierung einer ERP-Lösung in Ihrem Unternehmen sollten Sie schon von Anfang an in Betracht ziehen. Zwar sind die meisten Prozesse in der Anfangsphase noch überschaubar, werden aber mit stetigem Wachstum komplexer und erfordern dann einen immer größeren Aufwand. Unsere Empfehlung: Lassen Sie Ihre Daten frühzeitig in ein zentrales System mit ERP-Funktionen laufen, um von Anfang an den Überblick und die Kontrolle zu behalten. ERP für kleine Unternehmen lohnt sich bereits ab zwei PC-Arbeitsplätzen. Beginnen Sie rechtzeitig mit der Stammdatenpflege, schaffen Sie eine gute Basis für Ihr Unternehmenswachstum.

Schluss mit Insellösungen – jetzt mit ERP für kleine Unternehmen durchstarten!

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Diese Tipps helfen Ihnen bei der ERP-Auswahl

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Ein gut funktionierendes und auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmtes ERP-System ist heutzutage das A und O. Richtig angewendet bildet es den Knotenpunkt eines jeden Unternehmens – ein zentraler Ort, an dem alle Geschäftsprozesse zusammenlaufen und von Ihnen koordiniert werden können. Der Weg dorthin ist aber nicht immer einfach. Die Aufgabe, ein geeignetes System für das eigene Unternehmen zu finden, kann Sie durchaus vor die ein oder andere Herausforderung stellen – die Auswahl eines geeigneten ERP-Anbieters ist eine davon. Die Komplexität des Marktes wird oft unterschätzt. Das Angebot ist mitunter sehr unübersichtlich und umfasst etliche ERP-Anbieter, deren Systeme unterschiedliche Anwendungsfälle abdecken. Jede Software hat ihre individuellen Stärken und Schwächen. Wen wundert es also, dass viele Entscheider bereits in dieser frühen Phase des Projekts überlastet sind? Um Ihnen die ERP-Auswahl etwas angenehmer zu gestalten, haben wir die wesentlichen Informationen rund um den Auswahlprozess für Sie zusammengetragen.

ERP-Auswahl leicht gemacht – Schritt für Schritt zum Ziel

Die gesamte ERP-Auswahl ist meist mit einem hohen organisatorischen Aufwand verbunden und benötigt deshalb eine präzise Vorbereitung. Der Prozess ist in mehrere Phasen unterteilt. Die Suche nach einem passenden ERP-Anbieter beginnt eigentlich immer mit der Durchführung einer Anforderungsanalyse. Die Ergebnisse dieser werden für gewöhnlich in einem Lastenheft festgehalten. Auch die Erstellung einer Long- und Shortlist sind für einen strukturierten Ablauf entscheidend. Zunächst erfolgt eine grobe Recherche, mit dem Ziel, erst einmal alle potenziellen ERP-Anbieter zu sammeln. Mit jedem weiteren Schritt wird die Anzahl der Kandidaten nach dem Ausschlussverfahren reduziert, sodass am Ende nur noch eine Hand voll übrig bleibt.

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Durch diese Herangehensweise werden Sie von der Flut an ERP-Anbietern nicht gleich überrollt, sondern haben die Möglichkeit, nach gewissen Merkmalen zu filtern und anschließend eine Entscheidung zu treffen. Vermutlich klingt das für Sie nun erst einmal nach einem langwierigen Prozess und unnötig hohen Aufwand. Bedenken Sie jedoch, dass Sie vor der eigentlichen ERP-Auswahl, jeden der übrig gebliebenen Kandidaten im Rahmen eines ERP-Workshops erst einmal persönlich kennenlernen. Es sollte also in Ihrem eigenen Interesse sein, mit einer möglichst kurzen – aber hochwertigen – Shortlist zu starten. So weit so gut – aber wie funktioniert das nun alles genau?

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Beginnen Sie mit einer Longlist

Nun haben Sie bereits den Begriff ‚Longlist‘ gelesen. Aber was ist eine Longlist überhaupt? Der Name verrät es bereits ein wenig. Eine Longlist ist ein beliebtes und effizientes Hilfsmittel bei der ERP-Auswahl. Im Grunde genommen geht es darum, das große und unübersichtliche Angebot auf ein überschaubares Maß zu reduzieren, damit Ihnen die Entscheidung nicht nur leichter fällt, sondern Sie am Ende auch die für Sie richtige Wahl treffen. Zunächst geht es darum, sich eine grobe Übersicht über generell in Frage kommende ERP-Anbieter und die damit verbundenen Möglichkeiten zu verschaffen und jene, die Ihre wichtigsten Auswahlkriterien von vorne herein nicht erfüllen können, direkt herausfiltern.

Wo findet man etwaige ERP-Anbieter?

Es gibt mehrere Herangehensweisen, um potenzielle ERP-Anbieter zu finden. Die wohl gängigste Methode ist eine simple und gezielte Internet-Recherche. Der Webauftritt eines Anbieters verschafft Ihnen einen ersten Überblick und Sie erhalten Informationen, die Sie für die Erstellung Ihrer Longlist nutzen können. Der Nachteil hierbei ist jedoch, dass die meisten Internetpräsenzen nur die wichtigsten Funktionen und Features aufführen und es Ihnen vermutlich schwer fällt, zu erkennen, ob der Anbieter auch Ihre individuellen Wünsche umsetzen kann. Neben einer Internet-Recherche haben Sie noch die Möglichkeit, sich in Fachzeitschriften zu informieren oder Messen und Veranstaltungen zu besuchen. Letzteres hat den großen Vorteil, dass Sie den Anbieter direkt persönlich kennenlernen und sich ein erstes Bild machen können. Die zwischenmenschliche Ebene sollten Sie bei der ERP-Auswahl keinesfalls außer Acht lassen.

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Das World Wide Web als erste Anlaufstelle

Immer mehr Anbieter bieten mittlerweile auch Live-Präsentationen in Form von Webinaren an, um Interessenten einen ersten Einblick zu geben. Ähnlich wie bei einer Messe können Sie auch so ein wenig leichter einschätzen, ob Sie eine Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter in Betracht ziehen. Auch Vergleichsseiten können ein wertvolles Instrument bei Ihrer Suche sein. Hier haben Sie die Möglichkeit, zahlreiche ERP-Anbieter anhand bestimmter Kriterien zu filtern und so eine erste Übersicht zu erhalten. Wichtig ist hierbei jedoch darauf zu achten, dass die Plattform unabhängig und neutral ist. Egal auf welchem Wege Sie nach möglichen Kandidaten suchen, Ihr grundlegendes Ziel, ein ERP-System zu finden, dass zu Ihnen passt, sollten Sie sich bei der Recherche immer vor Augen halten. Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen zu beurteilen, ob ein Kandidat in Ihre Longlist aufgenommen werden sollte oder nicht:

  • Erfüllt das ERP-System Ihre wichtigsten Anforderungen?
  • Welche Ihrer nicht-funktionalen Anforderungen erfüllt es?
  • Ist der ERP-Anbieter auf eine spezielle Branche spezialisiert, vielleicht sogar genau auf Sie zugeschnitten?
  • Gibt es Kriterien, die den Anbieter von vorne herein ausschließen?

In diesem Schritt geht es nicht darum, jeden ERP-Anbieter genauestens zu analysieren und bis ins kleinste Detail zu prüfen. Eine oberflächliche Kontrolle reicht in dieser Phase erst einmal völlig aus. Erfüllt ein ERP-Anbieter die wichtigsten Anforderungen, können Sie ihn in Ihrer Sammlung aufnehmen. Das Ergebnis Ihrer Recherche ist eine Liste mit potenziellen ERP-Anbietern, die sogenannte Longlist.

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Reduzieren und filtern – So entsteht die Shortlist

Der erste Teil wäre geschafft. Vor Ihnen liegt nun eine Liste mit ERP-Anbietern, die generell für Sie interessant sind – näher geprüft haben Sie diese aber noch nicht. Im nächsten Schritt geht es nun darum, die Spreu vom Weizen zu trennen und die Kandidaten genauer unter die Lupe zu nehmen. Aber wie stellt man das am besten an? Auf welche Kriterien sollte man achten? An diesem Punkt kommt Ihr Lastenheft wieder ins Spiel. Schicken Sie dieses nun an alle ERP-Anbieter, die auf Ihrer Longlist stehen. Beschreiben Sie kurz Ihr Anliegen und bitten um eine erste Einschätzung. In erster Linie sollte es nun natürlich darum gehen, ob der ERP-Anbieter und seine Software zu Ihnen passt und Ihre Wünsche umsetzen kann. Achten Sie bei den Antworten aber nicht nur auf fachliche Inhalte, insbesondere die weichen Faktoren liefern Ihnen wertvolle Informationen über Ihren potenziellen Partner. Folgende Fragen helfen Ihnen bei der Bewertung:

  • Wie lange müssen Sie auf eine Antwort des ERP-Anbieters warten?
    • Werden Sie mit einer Standardantwort abgefertigt oder geht der Anbieter auf Sie persönlich ein?
  • Findet die Kommunikation auf Augenhöhe statt?
  • Hat die Rückmeldung einen Mehrwert für Sie, oder wirkt es auf Sie lediglich wie ein Verkaufsgespräch?

Zwischenmenschliche Beziehung nicht unterschätzen

Die zwischenmenschliche Beziehung wird oft unterschätzt, ist für eine erfolgreiche Zusammenarbeit jedoch essenziell. Kommen Sie aus bestimmten Gründen auf persönlicher Ebene nicht mit dem Anbieter zurecht, sind Konflikte oft nicht zu vermeiden. Die Reaktionen der einzelnen Anbieter können Sie nun als Anhaltspunkt nehmen, um weitere Listeneinträge zu streichen. Auf Ihrer Liste sollten nun nur noch ERP-Anbieter stehen, die sowohl Ihre vorausgesetzten Schwerpunkte erfüllen, als auch bei den weichen Faktoren punkten. Im besten Fall sind nun nur noch zwei bis vier ERP-Anbieter im Gespräch.

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Sollte Ihre Shortlist zu diesem Zeitpunkt noch deutlich länger sein, sollten Sie noch einmal etwas schonungsloser filtern. Wie bereits erwähnt, beinhaltet der letzte Schritt vor der eigentlichen ERP-Auswahl mehrtägige Workshops, bei denen Sie jedem noch verbliebenen Anbieter genauer auf den Zahn fühlen. Diese verbrauchen enorm viele Ressourcen, besonders das Projektteam wird in diesem Zeitraum eingespannt und steht für das Tagesgeschäft nicht zur Verfügung. Versuchen Sie also, die Liste so weit wie möglich auszudünnen, und mit einer möglichst kurzen Shortlist in die nächste Phase zu gehen. Denn mit jedem zuvor ausgeschlossenen Anbieter wird der nachfolgende Schritt natürlich deutlich verkürzt.

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Diese Tipps helfen Ihnen bei der ERP-Auswahl

Das breit gefächerte Angebot auf ein übersichtliches Maß zu reduzieren, klingt leichter als es ist. Schließlich präsentieren sich alle Anbieter von ihrer besten Seite und man muss wirklich genau hinsehen, um beurteilen zu können wer am besten zum eigenen Unternehmen passt. Folgende Tipps können Ihnen im ERP-Dschungel etwas Orientierung bieten:

Alles steht und fällt mit präzisen Anforderungen

Viele Unternehmen sehen in einem ERP-System die Lösung für all das, was im Unternehmen schief läuft. Diese Herangehensweise ist allerdings ein Trugschluss und entspricht nicht der Realität. Zumindest nicht ganz. Auch wenn Ihnen das eigentliche Problem vielleicht bewusst ist, machen sich die wenigsten Gedanken darüber, wie eine konkrete Lösung für dieses Problem aussehen kann. Natürlich kann ein ERP-System die Abläufe deutlich verbessern, in erster Linie ist und bleibt es jedoch ein Werkzeug, welches nur bei richtiger Anwendung einen Nutzen für Sie hat. Versuchen Sie also, möglichst konkrete Anforderungen und Ziele zu definieren. Vielleicht haben Sie sogar einen Lösungsansatz parat?

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Beschränken Sie sich auf die wichtigsten Funktionen

Um eines vorwegzunehmen – das perfekte und auf Sie zugeschnittene ERP-System werden Sie vermutlich nicht finden. Jedes hat seine Vor- und Nachteile. Was für den einen ein wichtiges Feature ist, wäre bei Ihnen vielleicht eher fehl am Platz. Viele Unternehmen erhoffen sich jedoch von der Lösung, dass sie alle Probleme behebt, viele Features mitbringt, die Prozesse optimiert und das am besten mit einem möglichst geringen Aufwand. Wenn Sie keine Prioritäten setzen, kann die ERP-Auswahl für Sie eine endlose Suche werden. Möglicherweise übersehen Sie sogar eine für Sie optimale Lösung. Um einen langen Anforderungskatalog zu vermeiden, sollten Sie die bedeutsamsten Punkte auf Ihrer Liste zu Must-Have-Kriterien deklarieren und bei den restlichen Anforderungen darüber nachdenken, ob Sie unbedingt notwendig sind.

Handeln Sie zukunftsorientiert

Was jetzt schief läuft soll behoben werden, so lautet jedenfalls vielerorts die Devise. Dieser Ansatz ist durchaus nachvollziehbar. Vergessen Sie jedoch nicht, dass sich ein Unternehmen stetig weiter entwickelt. Ein ERP-System begleitet Sie in den meisten Fällen viele Jahre, es ist also nicht verkehrt auch zukünftige Entwicklungen mit einzubeziehen. Welche Herausforderungen könnten demnächst auf Sie zukommen? Überlegen Sie, welche Anforderungen sowohl heute, als auch in den nächsten Jahren weitestgehend für Sie zutreffen.

Suchen Sie das persönliche Gespräch

Es ist oft mühsam einen ERP-Anbieter nur anhand seiner Internetpräsenz zu bewerten. Suchen Sie lieber das persönliche Gespräch, Sie werden recht schnell feststellen, dass dies viel aufschlussreicher ist und es Ihnen leichter fällt, Ihr Gegenüber einzuordnen. Sie dürfen nicht vergessen, dass Sie nicht nur die Software an sich kaufen, sondern auch Dienstleistungen wie Schulungen oder Beratungen. Deshalb spielen auch die weichen Indikatoren eine wichtige Rolle bei der ERP-Auswahl.

Die Anwenderfreundlichkeit ist ein wichtiger Anhaltspunkt

Das System kann noch so toll sein – wenn die Handhabung im Alltag schwierig ist, schadet dies nur der Motivation und senkt die Produktivität. Deshalb gibt es Funktionen, die die Prozessabläufe zwar nicht beeinträchtigen, den Nutzern der Software die tägliche Arbeit aber wesentlich erleichtern. Dazu gehören zum Beispiel klar erkennbare Bedienelemente, eine intuitive Benutzerführung oder auch individuell konfigurierbare Ansichten. Viele Anbieter zeigen auf Ihren Websites beispielsweise Screenshots der Benutzeroberfläche. Dies gibt Ihnen zwar ein erstes Gefühl für die Handhabung, die Usability eines ERP-Systems ist aber natürlich mehr als die reine Optik. Behalten Sie dies bei Ihren Überlegungen im Hinterkopf.

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Seien Sie für Lösungsvorschläge offen

Im Grunde genommen beschäftigt sich die ERP-Auswahl mit der Suche nach einer konkreten Lösung für bereits bestehende Probleme. Versuchen Sie also, den Fokus darauf zu legen, was Sie erreichen wollen und nicht was getan werden muss, um dies zu erreichen. Seien Sie offen für verschiedene Ansätze und formulieren Sie Ihre Anforderungen neutral und prozessbezogen. Beschränken Sie sich darauf, das Problem zu beschreiben und Ihr gewünschtes Ziel zu formulieren. Wie dies letztendlich umgesetzt werden kann, überlassen Sie am besten dem ERP-Anbieter.

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Fazit

Die ERP-Auswahl sollte wohl überlegt sein. Immerhin handelt es sich um eine komplexe Software, die in Ihre Geschäftsprozesse eingreift. Viele Unternehmen können gar nicht so genau sagen, was Sie sich von einem ERP-System konkret erhoffen und tun sich deshalb bei der Entscheidung recht schwer. Natürlich ist es nicht einfach, sich bei der großen Auswahl von Anbietern und Funktionen zurechtzufinden, es deshalb aber einfach nebenbei auszuwählen, ohne sich vorher ein paar Gedanken zu machen, wäre nicht besonders klug. Es lohnt sich immer zu vergleichen. Versuchen Sie klare Schwerpunkte festzulegen und sich sowohl auf die aktuelle Situation als auch auf zu erwartende Herausforderungen zu konzentrieren. Dann steht einem erfolgreichen Auswahlprozess nichts mehr im Weg.

Um sich einen ersten Eindruck von unserer Software zu verschaffen, bieten wir in regelmäßigen Abständen kostenlose Webinare an, hier finden Sie eine Übersicht der kommenden Events. Wenn Sie mehr zum Thema ERP-Auswahl oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200.

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Pflichtenheft im ERP-Projekt – Kundenwünsche umsetzen

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Die Erstellung eines Lasten- und Pflichtenhefts gehört in der Regel zu den obligatorischen Aufgaben vor einer ERP-Einführung. Zugegeben, die Erstellung dieser beiden Dokumente gehört nicht zu den beliebtesten Aufgaben im Rahmen eines ERP-Projekts. Die Ausarbeitung nimmt viel Zeit in Anspruch und bindet Ressourcen, die an anderer Stelle meist dringender benötigt werden. Zeitdruck oder die Auslastung von Kapazitäten sind sogar oft ein Grund dafür, auf die Erstellung gänzlich zu verzichten oder die Ausarbeitung nur sehr knapp und oberflächlich durchzuführen. Die Folgen dieser Herangehensweise zeigen sich oft erst im späteren Projektverlauf. Dabei sollten Sie insbesondere bei anspruchsvollen ERP-Projekten auf die Erstellung eines Pflichtenhefts nicht verzichten. Es hilft Ihnen dabei, die Umsetzung bestmöglich zu planen und somit Risiken im Projekt zu minimieren – um nur ein paar der Vorteile zu nennen. Warum es sinnvoll ist ein Pflichtenheft zu erstellen, was es beinhalten und worauf Sie sonst noch achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Definition – Was ist ein Pflichtenheft?

Das Pflichtenheft ist ein Dokument, welches vom Auftragnehmer erstellt wird. Bei einem ERP-Projekt ist dies immer der ERP-Anbieter. Es basiert auf den Ausführungen, die der Auftraggeber, in diesem Fall der Kunde bzw. Interessent, im Lastenheft formuliert hat. In einem Pflichtenheft beschreibt der Anbieter, meist in sehr detaillierter Form, wie er die Anforderungen des Auftraggebers umsetzten möchte. Es enthält demnach eine konkrete Lösungsbeschreibung sowie ein ausführliches Arbeitskonzept und fest definierte Soll-Zustände, die im Vorhinein gemeinsam vereinbart wurden. Außerdem wird in diesem Dokument definiert, mit welchen technischen Möglichkeiten, Funktionen und Konfigurationen des ERP-Systems diese Soll-Zustände realisiert werden können. Kurzum, das „wie“ und „womit“ steht bei der Erstellung eines Pflichtenhefts besonders im Fokus. Es ist sozusagen der „Fahrplan“ für eine reibungslose Umsetzung und bildet ein Framework für den gesamten Projektverlauf.

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Weiterhin dient der Inhalt des Pflichtenhefts als vertragliche Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen Kunde und ERP-Anbieter und hat außerdem einen rechtsverbindlichen Status. Darüber hinaus dient es am Ende des Projekts als Abnahme-Kriterium für die implementierte ERP-Lösung. Sie sehen also – das Pflichtenheft hat durchaus seine Daseinsberechtigung. Es kommt immer wieder vor, dass die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft synonym verwendet werden, was nicht selten zu Missverständnissen und Verwechslungen führt. Tatsächlich ist es rein rechtlich gesehen sogar besonders wichtig, in welchem der beiden Dokumente etwas festgehalten wurde. Hält sich einer der beiden Parteien nicht an vorher vereinbarte Inhalte, können sich Kunde und ERP-Anbieter jederzeit auf die schriftlichen Vereinbarungen aus dem Pflichtenheft stützen. Wichtig in dem Zusammenhang zu wissen ist, dass alle zuvor besprochenen Absprachen zwischen Kunde und ERP-Anbieter durch das Pflichtenheft ihre Gültigkeit verlieren, sofern nichts Gegenteiliges in diesem vermerkt wurde.

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Welche Vorteile hat ein Pflichtenheft?

Ein Pflichtenheft kommt eigentlich immer dann zum Einsatz, wenn es einen Auftraggeber und einen Auftragnehmer gibt. Gerade bei sehr umfangreichen Projekten ist es besonders hilfreich. Neben der rechtlichen Sicherheit, die es beiden Parteien bietet, hat es drei weitere große Vorteile:

Planungssicherheit für Kunde und ERP-Anbieter

Durch die sehr genaue Dokumentation der Soll-Zustände und der dazu notwendigen Arbeitsschritte, sind sich sowohl Kunde als auch ERP-Anbieter zu jeder Zeit über den Projektablauf im Klaren. Die Einhaltung von Fristen ist so weitestgehend gewährleistet. Außerdem wissen beide Parteien zu welchem Zeitpunkt das Projekt voraussichtlich abgeschlossen sein wird und können dementsprechend planen. Aber nicht nur das – es hilft auch dabei, das Budget im Auge zu behalten. Jede Anpassung hat eine Auswirkung auf die Kosten und so kann verhindert werden, dass diese aus dem Ruder laufen. Der Auftraggeber weiß also genau, was er für sein Geld bekommt und der Auftragnehmer kann seine Aufwände sicher kalkulieren.

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Transparente Abläufe

Durch die ausführliche schriftliche Formulierung der Lösungsansätze wird der gesamte Weg bis zum Go-Live transparent. Alle Beteiligten wissen zu jeder Zeit, an welchem Punkt der Umsetzung sie sich derzeit befinden und welche weiteren Schritte bis zum Projekt-Abschluss noch notwendig sind.

Weniger Nachverhandlungen

Ein sauber ausgearbeitetes Pflichtenheft erspart in erster Linie auch nervenaufreibende Nachverhandlungen und Diskussionen. Wie bereits erwähnt, können sich sowohl Kunde als auch ERP-Anbieter jederzeit auf die im Dokument vereinbarten Punkte stützen – was nicht im Pflichtenheft steht, gehört auch nicht zum Lieferumfang. Für alle nachträglichen Änderungswünsche wird ein Folgeantrag erstellt. Nachlieferungen, Änderungen, sowie das sogenannte „Scope Creep“ – ein unkontrolliertes Ausufern der Projektanforderungen während der Umsetzung – kann so ganz einfach vermieden werden.

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Ablauf – Vom Lastenheft zum Pflichtenheft

In der Regel ist es so, dass der Kunde bzw. Interessent das Lastenheft erstellt und im Rahmen eines ERP-Workshops besprechen eben dieser und der potenzielle ERP-Anbieter, welche Punkte wie umgesetzt werden können. Dafür gehen Interessent und Anbieter die einzelnen Punkte gemeinsam durch und der Anbieter legt fest, ob diese im Standard enthalten sind oder eine Anpassung notwendig ist. Bezüglich der aufgeführten Anforderungen aus dem Lastenheft erfolgt oft eine Beratung durch den ERP-Anbieter. Wenn eine Anforderung nicht sinnvoll erscheint oder eine zusätzliche Funktion bzw. Leistung in diesem Zusammenhang geeigneter wäre, macht dieser meist einen Gegenvorschlag. Das Pflichtenheft wird meist nach Abschluss der EPP-Auswahl und zu Beginn der Implementierungsphase erstellt. Bei TimeLine ist es so, dass das Pflichtenheft teilweise noch im Workshop oder kurz danach erstellt wird. Die mit dem Interessent besprochenen Punkte werden dafür dokumentiert und zusammengefasst.

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In der Regel benötigt der Projektleiter pro Workshop-Tag einen Tag für die Nachbereitung. Aus dem Pflichtenheft ergibt sich letztendlich der Aufwand, also wie teuer das ERP-Projekt am Ende wird. Es ist zwar die Grundlage für das Angebot, bedeutet aber nicht, dass der Auftrag auch erteilt wird. Zu diesem Zeitpunkt können noch andere Anbieter „im Spiel“ sein. Der Interessent kann dann entscheiden, ob die Konkurrenz vielleicht ein Angebot gemacht hat, welches mehr Funktionen bietet oder einfach besser zum Unternehmen passt. Bevor der Interessent eine Auswahl trifft, können noch Änderungen am Pflichtenheft vorgenommen werden. In dem Moment, wo der Interessent einen ERP-Anbieter auswählt, ist das Pflichtenheft Teil des Kaufvertrags und nicht mehr veränderbar. Der Interessent bestellt auf Basis des Pflichtenhefts und Sie treffen eine sogenannte Willensübereinkunft.

Was, wenn der Kunde noch Anpassungen vornehmen möchte?

Besonders bei großen Projekten ergeben sich im Laufe der Umsetzung oft noch unplanmäßige Änderungen. Wenn der Kunde im Nachhinein noch etwas revidieren möchte, ändert sich jedoch auch der Kaufvertrag. Bei jeder gewünschten Änderung entscheidet der ERP-Anbieter also, ob der genannte Punkt noch im Budget enthalten ist oder nicht. Ist dies nicht der Fall, wird ein zweites Angebot bzw. ein Folgeauftrag erstellt. Alles was über das Pflichtenheft hinausgeht ist ein Folgeauftrag. Der Stundensatz bleibt zwar gleich, der Kunde hat allerdings eine bessere Position bei Verhandlungen, wenn er von Anfang an mehr Leistung in Auftrag gibt und nicht im Nachhinein weitere Features nachbestellt.

Woran wird eine erfolgreiche Umsetzung gemessen?

Die Lizenzen werden nach Installation zusammen mit dem Kunden durchgegangen. Bezüglich der Anpassungen ist es so, dass diese nicht wie vielleicht vermutet ein Mal am Ende des Projekts geprüft werden. Es ist eher ein Prozess der laufend und kontinuierlich, zum Beispiel wöchentlich oder monatlich, durchgeführt und kontrolliert wird. Dies ist gleichzeitig auch ein Feedback für beide Seiten, ob man noch im Zeitplan liegt.

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Aufbau und Inhalt – Diese Punkte sollten in einem Pflichtenheft enthalten sein

Ein Pflichtenheft findet in den unterschiedlichsten Bereichen Anwendung, eine Standardisierung ist deshalb einfach nicht möglich. Es gibt keine Vorschrift oder rechtliche Norm, die beschreibt welche Inhalte ein Pflichtenheft vorweisen sollte, welche Strukturen es zu befolgen gilt oder wie ein Pflichtenheft generell auszusehen hat. Es gibt allerdings verschiedene Ansätze – in der Softwareentwicklung hat sich folgender Aufbau bewährt:

Einleitung

Es ist in jedem Fall empfehlenswert, die wichtigsten Eckdaten zu einem ERP-Projekt zusammenzufassen. Achten Sie also darauf, dass alle beteiligten Personen explizit benannt sind und das Projekt kurz beschrieben ist. Auch die Kommunikationswege sollten hier aufgeführt sein.

  • Wer ist an dem Projekt beteiligt?
    • Auftragnehmer und Auftraggeber,
    • Stakeholder,
    • Projektteam,
    • Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen
  • Sind die Kommunikationswege aufgeführt?
  • Worum geht es in dem Projekt?
  • Wie soll das Endergebnis aussehen?
    • Beschreibung der Etappenziele,
    • Rahmenbedingungen
      • Festlegung von Terminen (Fertigstellung, Abnahme, Deployment)
  • Gegebenenfalls spezielle Besonderheiten des Projekts

Ziele und Nicht-Ziele des Projekts

Dass das Ziel des Projekts aufgeführt sein sollte, sollte eigentlich klar sein. Oft gibt es bei einer ERP-Einführung aber auch Punkte, die irgendwie am Rand des Projekts „andocken“. Deshalb kann es hilfreich sein, zusätzlich zu den Projektzielen auch die Nicht-Ziele zu definieren. Wenn explizit definiert ist, welche Bereiche zum Projekt gehören und welche nicht, können Diskussionen einfach vermieden werden. Durch die Formulierung von Nicht-Zielen werden die Grenzen des Projekts deutlicher und die „Grauzone“ kleiner. So erreichen Sie schnell Klarheit darüber, was in einem Projekt „In Scope“ und was „Out Of Scope“ ist.

  • Womit wird sich das Projekt befassen?
  • Womit wird sich das Projekt explizit nicht befassen?
  • Welche Probleme wird das Projekt lösen?

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Einsatzfeld und Produktumgebung

Auch der spätere Einsatzbereich sowie die Umgebung des Produkts sollten im Pflichtenheft angegeben sein. Dazu gehören unter anderem die Zielgruppe, Anwendungsbereiche, Geschäftsprozesse die beeinflusst werden oder auch die Betriebsbedingungen.

Funktionen

Achten Sie weiterhin darauf, dass alle Funktionen und Anwendungsfälle ausführlich beschrieben sind.

  • Wie und unter welchen Bedingungen läuft die Funktion?
  • Welchen Einfluss hat dies auf die weiteren Geschäftsprozesse?

Leistungen

Die Leistungen beschreiben die Anforderungen, die man an eine bestimmte Funktion hat. Dazu gehört zum Beispiel die Ausführungszeit oder Genauigkeit einer Berechnung. Achten Sie darauf, dass alle Leistungen aufgelistet sind.

Anforderungen an die Qualität

Weiterhin sollten die Qualitätsanforderungen zusammengefasst sein:

  • Welche Anforderungen stellen Sie an die Qualität?
  • Wie sieht die Qualitätssicherung, -kontrolle, -abnahme aus?

Um dies noch genauer zu spezifizieren, ist es sinnvoll bestimmten Merkmalen eine Qualitätsstufe zuzuordnen, wie zum Beispiel:

  • Änderbarkeit = nicht relevant
  • Effizienz = gut

Benutzeroberfläche

Hier sollten grundlegende Anforderungen zur Art des Layouts, der Dialogstruktur oder Zugriffsrechten aufgeführt sein.

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Sonstige und spezielle Anforderungen

Dazu gehören zum Beispiel die Dokumentation, Buchführung oder Sicherheitsanforderungen wie der Passwortschutz.

Technische Anforderungen

Hier sollte aufgelistet sein, welches technische Equipment für die Umsetzung benötigt wird. Sinnvoll ist eine Auflistung von Soft- und Hardwaresystemen, die für die Anwendung zu installieren sind. Dies ist unter anderem wichtig, um die Verfügbarkeit des Netzwerkanschlusses zu garantieren.

  • Welches Equipment benötigen Sie für welche Aufgabe?

Schnittstellen

Alle bereits bestehenden Systeme und Produkte sowie Schnittstellen sollten hier erfasst sein. Dies ist wichtig, um das Produkt mit allen anderen Anwendungen verknüpfen zu können. Bestehen vielleicht bereits projektbezogene Systeme und oder Produkte, die vom Auftragnehmer nicht mehr umgesetzt werden müssen?

Problemanalyse

Hier sollten die wichtigsten Probleme und vielleicht auch jene, die zu erwarten sind, zusammengefasst sein. Für die wahrscheinlichsten Probleme sollte ein Lösungsansatz parat stehen.

Projektentwicklung

Bei diesem Punkt sollte möglichst genau beschrieben sein, welche Schritte zu welchem Zeitpunkt geplant sind und wie das gesamte Projekt organisiert ist.

Tests und Abnahmebedingungen

Tests prüfen das Produkt vor Fertigstellung in Bezug auf Funktionen, Eigenschaften und Qualitätsmerkmale. Nach einem fehlerfreien Durchlauf kann das Produkt als fertiggestellt deklariert werden.

  • Welche Bedingungen müssen erfüllt sein?

Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie ein Pflichtenheft aussehen kann. Manche Kriterien sind unabdingbar, andere sind wichtig aber nicht entscheidend. Wieder andere sind zwar wünschenswert, aber man kann auch darauf verzichten. Welche Features ein „musst have“ oder „nice to have“ sind, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Achten Sie nur darauf, dass diese auch klar als solche zu erkennen sind. Die einzelnen Punkte können in unterschiedlicher Detailtiefe verfasst sein, gerade die technischen Anforderungen sollten jedoch sehr detailliert beschrieben sein. Wichtig ist letztendlich, dass sich die Anforderungen aus dem Lastenheft mit den Ausführungen im Pflichtenheft decken und keine Interpretationsspielräume zurückbleiben. Das Pflichtenheft sollte gut beschrieben und dokumentiert sein, wenig Spielraum für Interpretationen zulassen, spezifisch sein, sowie eine nötige Aufwandseinschätzung enthalten. Als Faustregel gilt: Es sollte keine Fragen offen lassen und ein Außenstehender sollte verstehen, was damit gemeint ist.

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Worauf sollten Sie sonst noch achten?

Aus Kundensicht sollten Sie sich zunächst einmal etwas Zeit nehmen, das Pflichtenheft genau ansehen und es nicht einfach ungelesen durchwinken. Konzentrieren Sie sich besonders auf die Interpretation Ihrer Anforderungen und prüfen Sie, ob diese nach Ihren Wünschen umgesetzt wurden –  simpel, aber es erspart Ihnen später unter Umständen eine Menge Ärger. Weiterhin besteht bei der Erstellung des Lasten- und Pflichtenhefts immer die Gefahr, dass Sie den Ist-Zustand im Unternehmen beschönigt darstellen. Damit vergeben Sie die Chance, durch die Einführung des neuen Systems Verbesserungspotenziale auszuschöpfen. Nehmen Sie das ERP-Projekt als Anlass, Ihre Abläufe und Geschäftsprozesse kritisch zu durchleuchten – so schöpfen Sie die Potenziale besser aus.

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Aus Sicht des ERP-Anbieters, ist es sinnvoll bei der Ausarbeitung etwas Zeit zu investieren, sich ausführlich mit dem Kunden abzustimmen und nichts ungeklärt zurückzulassen. Bleiben Fragen offen, suchen Sie nach einer Antwort und kommt es zu Engpässen, klären Sie dies zeitnah mit dem Kunden. Entscheidend ist, bei der Erstellung so genau und ausführlich wie nur möglich zu sein. Außerdem ist es ratsam, bei der Formulierung eine verständliche Sprache zu wählen und wenn möglich, auf Fachbegriffe zu verzichten. Viele verschiedene Personen lesen das Pflichtenheft – nicht alle haben ein tiefergehendes technisches Verständnis. Um komplexe Inhalte verständlich zu vermitteln, bieten sich zudem grafische Darstellungen an. Arbeiten Sie mit Diagrammen, Tabellen oder Mind-Maps, um die Wünsche des Kunden zu visualisieren und so verständlich wie möglich zu machen.

Fazit

Die Erstellung eines Pflichtenhefts ist ein notwendiger Schritt, um die Risiken in einem ERP-Projekt zu minimieren. Es dient zum einen dazu, die im Lastenheft aufgeführten Anforderungen zu erfüllen und die Umsetzung bestmöglich zu planen, damit es am Ende keine bösen Überraschungen gibt. Zum anderen hilft es dabei, die implementierte Lösung am Ende des Projekts zu validieren und beide Parteien abzusichern. Besonders wichtig ist es, den Unterschied zwischen Lasten- und Pflichtenheft zu kennen. Rechtlich macht es einen großen Unterschied, in welchem der beiden Dokumente etwas definiert wurde.

Wenn Sie mehr zum Thema Anforderungsanalyse, Lastenheft und Pflichtenheft oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

Das Lastenheft – Ein Leitfaden für den Auftraggeber

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Damit ein ERP-Projekt erfolgreich ist, müssen Sie einige Dinge beachten. Ein Lastenheft zu erstellen, hilft, den Überblick zu behalten. Die Durchführung einer Anforderungsanalyse beispielsweise, sollte auf Ihrer To-Do-Liste an erster Stelle stehen. Dabei legen Sie fest, was das System überhaupt alles können muss, um Ihre Prozesse optimal unterstützen zu können. Die Ergebnisse aus der Analyse werden in der Regel in einem Lastenheft festgehalten. Klingt eigentlich unproblematisch oder? Ist es aber keineswegs. Die Herausforderung besteht darin, die passende Balance zu finden. Ist Ihr Lastenheft zu oberflächlich, kommt es zu vielen Rückfragen oder auch unterschiedlichen Auffassungen Ihrer Formulierungen. Verlieren Sie sich hingegen im Detail, können ERP-Anbieter Ihre Vorgaben kaum umsetzen – und der Aufwand steht nicht im Verhältnis zum Nutzen. Aber wie sieht nun der optimale Aufbau eines Lastenhefts aus? In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein Lastenheft überhaupt ist und was Sie bei der Erstellung beachten sollten.

Definition – Was ist ein Lastenheft?

Ein Lastenheft ist Teil des Anforderungsmanagements und sozusagen das Fundament für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Es wird durch den Auftraggeber erstellt, bei einem ERP-Projekt ist dies der Kunde. Wie bereits erwähnt, werden in diesem Dokument die Ergebnisse aus der Anforderungsanalyse festgehalten. Alle Anforderungen, die zur Erreichung des Projektziels erfüllt werden müssen, werden darin beschrieben. Konkret bedeutet dies, welche Eigenschaften und Funktionen ein ERP-System mitbringen muss. Ein gutes Lastenheft zu erstellen bedeutet, alle involvierten Personen zu unterstützen – es ist sowohl Entscheidungshilfe für das Unternehmen, als auch Leitfaden zur Vorgehensweise für den ERP-Anbieter. Letztendlich zeigt es, wie der Einsatz der Software dazu beiträgt, die Prozesse in Ihrem Unternehmen optimal zu unterstützen. Das Dokument wird nach Erstellung an alle infrage kommenden ERP-Anbieter versendet. Somit wird unter anderem auch der Auswahlprozess unterstützt.

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Lastenheft vs. Pflichtenheft – Wo liegt der Unterschied?

Das Lastenheft beschreibt also, was ein ERP-System alles können sollte. Im Zusammenhang mit dem Lastenheft stolpert man aber auch immer wieder über den Begriff „Pflichtenheft“ – was hat es damit auf sich? Das Pflichtenheft wird zu einem späteren Zeitpunkt vom Auftragnehmer erstellt, in diesem Fall der ERP-Anbieter. Es beschreibt, wie die Anforderungen aus dem Lastenheft konkret abgedeckt werden sollen. Das Lastenheft enthält somit klare Lösungsvorschläge für die Umsetzung. Es dient zur detaillierten Planung für die Implementierung der Software und enthält exakte Spezifikationen hinsichtlich der Software-Konfiguration.

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Warum sollte man ein Lastenheft erstellen?

Am Anfang eines jeden ERP-Projekts steht die Überlegung, warum und in welchen Unternehmensbereichen die Software eingesetzt werden soll. An diesem Punkt sollten Sie beginnen, ein Lastenheft zu erstellen. Aber braucht man das wirklich? Unbedingt, denn das Lastenheft erfüllt zwei wichtige Funktionen:

Ein Lastenheft zu erstellen ist wichtig für Kunde und ERP-Anbieter

Auf der einen Seite hilft es Ihnen bei allen Entscheidungen, die Sie im Laufe des ERP-Projekts treffen müssen. Zum Beispiel sind die im Lastenheft dokumentierten Anforderungen hilfreich, um einen passenden ERP-Anbieter zu finden. Auch während der Realisierung können Sie es immer wieder unterstützend zur Hand nehmen. Auf der anderen Seite ist das Lastenheft ein wichtiges Dokument für die Anbieter auf Ihrer Long- und Shortlist. Denn es fasst alle relevanten Informationen über Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen zusammen.

Die Anforderungen im Lastenheft spiegeln sozusagen Ihre Erwartungen an das System wider – es dient somit als eine Art Leitfaden. ERP-Anbieter können so besser entscheiden, ob Ihre spezifischen Wünsche auch umgesetzt werden können. Und sie antworten detailliert mit möglichen Vorschlägen zur Anforderungserfüllung. Außerdem, wie bereits erwähnt, wird das Lastenheft zu einem späteren Zeitpunkt zu deinem Pflichtenheft ausgearbeitet. Es ist zum einen Teil des Vertrags zwischen Ihnen und dem ausgewählten ERP-Anbieter – zum anderen die Grundlage für Tests und Abnahmen.

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Guideline – So erstellen Sie ein Lastenheft

Die passende Informationstiefe für ein Lastenheft zu finden ist gar nicht so einfach. Ein gutes Lastenheft ist mehr als eine Auflistung an Anforderungen. Es definiert zum einen die Basisanforderungen und enthält außerdem Erklärungen, damit Außenstehende die Formulierungen der Dokumentation richtig interpretieren können. Die Herausforderung dabei ist allerdings, nicht zu stark auf jedes einzelne Detail einzugehen. Für den Begriff Lastenheft, sowie zu den Inhalten des Dokuments bestehen derzeit keine verbindlichen Regelungen oder gesetzliche Kriterien. Es haben sich mit der Zeit jedoch eindeutig Inhalte herauskristallisiert, die branchenübergreifend eingehalten werden.

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Folgende Punkte sollten beim Erstellen eines Lastenhefts enthalten sein:

Die im Lastenheft dokumentierten Anforderungen sollten so aufbereitet sein, dass sie später idealerweise zu einem Pflichtenheft weiterentwickelt werden können. Es empfiehlt sich außerdem die Inhalte nicht nach Belieben aneinanderzureihen, sondern eine strukturierte Gliederung vorzunehmen.

Beschreibung des Unternehmens

Beginnen Sie damit, das Unternehmen kurz vorzustellen. Der künftige ERP-Anbieter kann sich so ein erstes Bild von Ihnen, Ihrer Situation und Ihren Leistungen machen. Außerdem kann er so besser einschätzen, ob er Ihre Erwartungen und Bedingungen auch zufriedenstellend umsetzen kann. Dazu gehören zunächst natürlich der Name Ihres Unternehmens, die Branche, Standorte und auch ein Ansprechpartner, den er bei Rückfragen kontaktieren kann. Außerdem können Sie das Marktumfeld, sowie Ihre Produkte und Leistungen beschreiben. Diese Angaben sind zwar optional, verbessern aber die Qualität Ihres Lastenhefts deutlich. Diese Fragen können Sie beispielsweise beantworten:

  • Was verkaufen Sie?
  • Haben Sie Konkurrenten? Wenn ja, wer?
  • Was sind Ihre Stärken und Schwächen?
  • Was unterscheidet Sie von anderen Unternehmen? Gibt es ein Alleinstellungsmerkmal oder bestimmte Meilensteine?

Danach sollten Sie den aktuellen Ist- sowie den gewünschten Soll-Zustand beschreiben:

Ausgangssituation

Beschreiben Sie Ihre derzeitige Ausgangslage sowie die aktuelle IT-Infrastruktur:

  • Wie kam es zu dem Wunsch eines neuen ERP-Systems? 
  • Haben Sie bereits ein ERP-System im Einsatz? Wenn ja, welche Probleme sind aufgetreten? Wie sind Sie mit diesen bisher umgegangen?
  • Haben Sie weitere Softwarelösungen im Einsatz, die per Schnittstelle angebunden werden müssen?

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Lastenheft erstellen mit Zielsetzung & Zeitplan

Auch wenn eine ERP-Einführung ein umfangreiches und zeitintensives Projekt ist, sollten Sie das Ziel nicht aus den Augen verlieren. Definieren Sie deshalb konkret, welches Vorgehen und Ergebnis Sie erwarten und woran Sie den Erfolg messen wollen. Dies ist nicht nur für den ERP-Anbieter wichtig, sondern kann auch für Sie selbst nützlich sein. So können Sie sich von Zeit zu Zeit die Prioritäten des Projekts noch einmal ins Gedächtnis rufen. Auch ein Zeitplan sollte Bestandteil Ihres Lastenhefts sein:

  • Wann erwarten Sie eine Antwort?
  • Zu welchem Zeitpunkt sollen Workshops stattfinden?
  • Wann soll die Implementierung beginnen?
  • Im Hinblick auf Digitalisierung & Industrie 4.0:
    • Wie soll die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens aussehen?

Setzen Sie das ERP-System nicht nur ein, um den aktuellen Zustand zu verbessern und Fehler auszumerzen – denn so wird nur ein sehr geringer Teil des Potentials ausgeschöpft. Deshalb sollten Sie die Unternehmensziele für die folgenden Jahre unbedingt mit einbeziehen.

Funktionale und nichtfunktionale Anforderungen

Diesen Punkt sollten Sie mit besonders vielen Informationen anreichern. Für den Anbieter ist es so wesentlich einfacher, eine passende Lösung für Sie zu entwickeln. Funktionale und nichtfunktionale Anforderungen sind nämlich oftmals keine klaren Aussagen, die nur eine Interpretation zulassen. Häufig beschreiben Sie nur ein Ziel, für das aber unterschiedliche Lösungsansätze denkbar sind. In unserem Beitrag „Warum ist eine Anforderungsanalyse so wichtig?“ werden die funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen näher beschrieben.

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Einsatzbereiche des Lastenhefts

Beschreiben Sie weiterhin den vorgesehenen Zweck und die Einsatzbereiche.

  • In welchen Bereichen soll die Software zum Einsatz kommen?
  • Wer soll Sie bedienen?

Beachten Sie, dass Planungsprozesse stetig im Wandel und nie in Stein gemeißelt sind. Überlegen Sie deshalb, wie Entscheidungen getroffen werden und wessen Zustimmung es dafür bedarf. Und auch,  wie mögliche Änderungen nachträglich in das Lastenheft übernommen werden sollen.

Zusammenfassung

  • Beschreibung des Unternehmens
    • Name, Branche, Rechtsform, Standorte, Ansprechpartner etc.
    • Marktumfeld, Produkte, Leistungen
  • Beschreibung des Ist- und Soll-Zustands
    • Ausgangssituation
    • Aktuelle IT-Infrastruktur
    • Zielsetzung & Zeitplan
      • Zeitplan, Fristen, Termine
  • Funktionale & nichtfunktionale Anforderungen
  • Einsatzbereiche

Tipps, die Sie bei dem Lastenheft-Erstellen beachten sollten

Das Erstellen eines Lastenhefts erfordert eine strukturierte Herangehensweise. Es empfiehlt sich in jedem Fall, nicht einfach blind drauf los zu schreiben. Nehmen Sie sich etwas Zeit und fragen Sie sich bei Ihrem Vorhaben folgende Dinge: Warum benötigt das Unternehmen ein ERP-System? Welche Ziele sollen mit der Einführung erreicht und welche Prozesse optimiert werden? Die Erstellung eines Lastenhefts kann mehrere Wochen oder auch Monate in Anspruch nehmen. Legen Sie zu Beginn am besten eine Deadline fest. Diese kann hilfreich sein, um mit der nötigen Disziplin an der Erstellung zu arbeiten. Vor allem dann, wenn im Rahmen des Projekts weitläufige Umstrukturierungen geplant sind.

Prüfen Sie die Prozessketten

Beginnen Sie vorzugsweise damit, die Prozessketten zu prüfen und das schwächste Glied zu finden. Starten Sie dafür am Beginn der Wertschöpfungskette und von dort aus befragen Sie die nächsten Abteilungen. Welche Probleme gibt es genau? Dies hat zum einen den Vorteil, dass das Projektteam den gesamten Prozess sowie die jeweiligen Abhängigkeiten kennenlernt – und dadurch einen guten Überblick über die Abläufe erhält. Zum anderen können bekannte Schwachstellen durch das Lastenschrift-Erstellen optimaler Soll-Prozesse so bereits planerisch gelöst werden. Im nächsten Schritt können Sie durch die beschriebenen Prozesse nun die benötigten Features ableiten.

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Anforderungen sollten sich an den Zielen orientieren

Beachten Sie, dass sich die Anforderungen an Ihren Zielen orientieren sollten – und Sie die Unternehmensstrategie nicht aus den Augen verlieren. Achten Sie außerdem darauf, nur die Anforderungen, jedoch nicht deren Umsetzung zu beschreiben. Im Gegensatz zum Pflichtenheft sollten das Lastenheft immer lösungsneutral formuliert sein und so, dass es auch für Außenstehende verständlich ist. Weiterhin ist es wichtig, dass Sie auch Ihre Mitarbeiter in den Prozess mit einbeziehen. Bei großen Unternehmen ist die Wahrscheinlichkeit jedoch recht hoch, dass Sie viele und umfangreiche „Wunschzettel“ erhalten. Achten Sie darauf, diese nicht ungefiltert ins Lastenheft zu übernehmen – Chaos ist sonst vorprogrammiert.

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Fazit

Ein Lastenheft unterstützt Sie bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters und bildet die Grundlage für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Es ist nicht nur ein hilfreiches Instrument bei der Projektplanung: Zusätzlich werden Sie sich auch über die eigenen Ziele und Abläufe bewusst. Wichtig bei dem Erstellen des Lastenhefts ist, eine Balance zwischen den beiden „Extremen“ und eine geeignete Informationstiefe zu finden. Beschreiben Sie Ihre Anforderungen so, dass jemand der nicht Teil Ihres Unternehmens ist, sie verstehen kann. Verzichten Sie auf irrelevante Details und unrealistische „Nice to have“- Features. Im besten Fall ist Ihr Lastenheft strukturiert, prozessorientiert und lösungsneutral. Im Zweifelsfall gilt aber immer: Das ERP-System muss sich an Ihre Prozesse anpassen können – nicht umgekehrt.

Sie möchten mehr zum Thema Anforderungsanalyse, Lastenheft oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

Warum ist eine Anforderungsanalyse so wichtig?

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Ein neues ERP-System wird in folgenden Fällen eingeführt: Wenn entweder noch keines im Einsatz ist oder das bisherige System den Anforderungen nicht weiter gerecht wird. Viele Unternehmen begeben sich meist direkt auf die Suche nach einem geeigneten ERP-Anbieter. Doch oftmals werden spezifische Anforderungen an das System in dieser Phase oft nicht genauer beachtet und hinterfragt – ebenso wenig wie die unternehmerischen Kriterien und Ziele, die man künftig verfolgt. Aber wie wollen Sie herausfinden, welches ERP-System am besten zu Ihnen passt? Vor allem, wenn Sie sich nicht mit den eigenen Prozessen auseinandersetzen? Die Konsequenz zeigt sich häufig während der Umsetzung – Probleme, die hier entstehen, sind nicht selten auf eine schlechte Vorbereitung zurückzuführen. Der erste Schritt sollte deshalb immer sein, eine qualitativ hochwertige Anforderungsanalyse zu erstellen. In diesem Beitrag haben wir alle wichtigen Informationen rund um das Thema Anforderungsanalyse für Sie zusammengetragen.

Was ist überhaupt eine Anforderungsanalyse?

Bevor wir darüber sprechen, wie Sie am besten eine Anforderungsanalyse anfertigen, sollten wir erst ein paar Fragen klären: Was versteht man darunter genau und warum wendet man sie eigentlich an? Eine Anforderungsanalyse wird häufig in der Informatik durchgeführt, kann aber auch in vielen anderen Bereichen Anwendung finden. Bei der Einführung eines ERP-Systems eignet sie sich allerdings besonders gut. Durch eine ausführliche Anforderungsanalyse können Sie Anpassungen im späteren Projektverlauf deutlich reduzieren. Das spart natürlich nicht nur Zeit und Geld, sondern schont auch alle anderen eingesetzten Ressourcen. Bei einer Anforderungsanalyse handelt es sich um ein Dokument, welches noch vor der eigentlichen ERP-Auswahl angefertigt wird. Der Sinn und Zweck dahinter: Vor dem Start des ERP-Projekts sollten Sie sich ausführlich mit der Anforderung an das neue System auseinanderzusetzen. Diese sollten Sie anschließend verständlich dokumentieren. Auch zukünftige Ziele sowie die Strategie des Unternehmens sollten dabei berücksichtigt werden.

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Eine Anforderungsanalyse für eine Software wird aber nicht nur benötigt, um die reinen Anforderungen festzuhalten. So lässt sich ermitteln, ob die gewünschten Anforderungen technisch und wirtschaftlich überhaupt umgesetzt werden können. In der Praxis ist es häufig so, dass Probleme, die im Projektverlauf auftreten, im Nachhinein auf Analysefehler zurückgeführt werden können. Alle gesammelten Informationen sollten deshalb im Vorhinein auf Machbarkeit und Risiko geprüft werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten und Methoden, eine solche Analyse durchzuführen. Dazu zählen unter anderem verschiedene Tools, die die Anforderungen analysieren, dokumentieren und verwalten. Die Ergebnisse werden in der Regel anschließend detailliert in ein Lastenheft übertragen. Zu einem späteren Zeitpunkt werden sie in Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter zu einem Pflichtenheft erweitert. Bei einer Anforderungsanalyse unterscheidet man zwischen funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen:

Funktionale Anforderungen

Bei den funktionalen Anforderungen handelt es sich um spezifische Kriterien, die dem Projekt direkt zugeordnet werden können:

  • Was soll das System leisten?
    • Auf präzise Formulierungen achten
      • Beispiel: „Das ERP-System sollte mindestens 1500 Bestellungen pro Tag verarbeiten können.“
  • Welche Dienste soll es anbieten?
  • Eingaben, Verarbeitungen, Ausgaben, Zugriff
  • Verhalten in bestimmten Situationen
    • Gegebenenfalls: Was soll es explizit nicht tun?

Nichtfunktionale Anforderungen

Bei den nichtfunktionalen Anforderungen handelt es sich um Kriterien, die dem Projekt nicht direkt zugeordnet werden können. Das liegt daran, dass sie nicht nur im ERP-Projekt selbst Anwendung finden. Sie können auch auf andere Projekte und Vorhaben übertragen werden:

  • Wie soll das System oder einzelne Funktionen arbeiten (Eigenschaften)?
  • Welche Qualitätsanforderungen haben Sie in Bezug auf
    • Performanz, Zuverlässigkeit oder Wartbarkeit?
  • Anforderungen an die Benutzbarkeit des Systems
  • Technische Anforderungen

Warum sollte man eine Anforderungsanalyse durchführen?

Dass eine Anforderungsanalyse der erste Schritt sein sollte, ein ERP-System einzuführen, haben wir nun geklärt. Aber warum eigentlich? Ist es nicht viel einfacher, direkt einen Anbieter zu suchen, um keine wertvolle Zeit zu verlieren? Eine ERP-Einführung scheitert in den seltensten Fällen daran, dass sich kein passender Anbieter finden lässt. Die Systeme sind mittlerweile auf die unterschiedlichsten Branchen, Unternehmensgrößen und Geschäftsbereiche ausgerichtet – so lässt sich für jeden eine passende Lösung finden. Zumal individuelle und spezifische Anpassungen jederzeit möglich sind.

Eine schlechte Vorbereitung ohne Anforderungsanalyse bringt ERP-Projekte zum Scheitern

Eine schlechte Vorbereitung aufgrund mangelnder Kommunikation und Dokumentation ist schon eher ein Grund dafür, dass ein ERP-Projekt scheitert. Je komplexer ein Projekt ist und je mehr Menschen involviert sind, desto schwieriger ist auch die Kommunikation untereinander. Deshalb ist es gerade bei einem ERP-Projekt besonders wichtig, alle relevanten Punkte so detailliert wie möglich festzuhalten. Das Budget und der Aufwand für eine ausführliche Anforderungsanalyse werden jedoch gerne schmal gehalten. Fehler, die erst im Laufe des Projekts entdeckt und anschließend korrigiert werden müssen, sind wesentlich aufwendiger zu beheben – und zudem mit mehr Kosten verbunden. 

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Vorteile einer Anforderungsanalyse

Klar, eine hochwertige Analyse kostet vor allem Zeit und Geld, ist aber wichtig für den weiteren Projektverlauf. Mit ihr legen Sie sozusagen das Fundament für alle zukünftigen Entscheidungen, die das ERP-Projekt betreffen. Sie dient als Basis für weitere Schritte, wie zum Beispiel die Systemarchitektur, Vertragsgestaltungen oder auch die Kommunikation untereinander. Die Anforderungsanalyse hilft Ihnen somit, das Projekt größentechnisch besser einzuschätzen. Sehen Sie es als eine gute Gelegenheit, das eigene Unternehmen mit allen Strukturen und Prozessen einmal neu zu analysieren – und sich vielleicht auch zu fragen, ob es Bereiche gibt, die man künftig optimieren könnte.

Ein weiterer Vorteil ist, dass eine Anforderungsanalyse dabei hilft, den Überblick zu behalten und einen gemeinsamen Konsens zu schaffen. Jede Abteilung hat vermutlich anderen Input und folglich andere Anforderungen an das System. Diese sollten unbedingt aufeinander abgestimmt und angepasst werden, um Chaos und unnötige Features zu vermeiden. Nicht zuletzt hilft sie natürlich auch dabei, die weitere ERP-Auswahl näher einzugrenzen.

Was sollte in einer Anforderungsanalyse enthalten sein?

Was genau in der Anforderungsanalyse enthalten sein sollte, kann man nicht pauschal sagen. Die Inhalte richten sich stark nach Ihrem individuellen Projekt. Folgende Punkte sind also kein Muss, sondern eher eine Richtlinie, an der Sie sich orientieren können.

Anforderungsermittlung

Zunächst sollten Sie alle funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen, die mit dem ERP-Projekt in Verbindung stehen, sammeln und notieren. Dies gelingt am besten durch Anwendergespräche. Binden Sie Ihre Mitarbeiter unbedingt in den Prozess mit ein. Diese haben in der Regel den besten Blick auf die tatsächlichen Abläufe und Prozesse in ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich. Wenn Sie bereits ein Lastenheft aus einem vorherigen Projekt haben, können Sie auch auf dieses zurückgreifen.

Anforderungsanalyse

Im nächsten Schritt sollten Sie die gesammelten Informationen auswerten, klassifizieren und detailliert auf Vollständigkeit prüfen. Vergleichen Sie sie dann mit anderen Anforderungen, um thematisch ähnliche Wünsche zusammenzufassen.

Anforderungsbeschreibung

Wenn Sie alle Anforderungen gesammelt und analysiert haben, sollten Sie diese so detailliert wie möglich in einem Dokument zusammenfassen. Damit die Informationen auch für Außenstehende verständlich sind, ist es ratsam, einzelne Anwendungsfälle zu beschreiben. Aussagen wie „Dieser Prozess ist doch selbstverständlich, das brauchen wir nicht zu dokumentieren“ sollten Sie unbedingt vermeiden. Hier ist der Interpretationsspielraum natürlich sehr groß.

Anforderungsrevision

Die dokumentierten Anforderungen sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal überprüfen. Und falls sich die Anforderungen geändert haben  gegebenenfalls anpassen. Dieser Schritt ist nicht unbedingt notwendig, aber ratsam, um den gesamten Prozess kontinuierlich im Blick zu haben.

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Neben den Anforderungen sollten aber auch andere Punkte dokumentiert werden. Beschreiben Sie allgemein Ihr Vorhaben und definieren Sie Ihre Ziele. Was erwarten Sie von der Software? Auch der derzeitige Zustand sollte beschrieben werden. Vor allem dann, wenn bereits ein ERP-System im Einsatz ist, mit dem Sie nicht zufrieden sind. Last but not least: Definieren Sie auch unternehmensinterne Begriffe, die nicht für jeden selbstverständlich sind, um Missverständnisse zu vermeiden. Aus diesen Informationen ergibt sich letztendlich eine ausführliche Anforderungsanalyse und gute Basis für die weiteren Schritte.

Zusammenfassung der Anforderungsanalyse

  • Anforderungen sammeln und dokumentieren
    • funktionale Anforderungen
    • nichtfunktionale Anforderungen
  • Zielsetzung definieren
  • Allgemeine Beschreibung des Vorhabens
  • Ist-Zustand beschreiben
  • Soll-Zustand beschreiben
    • Was erwarten Sie von der Software?
  • Abkürzungen sowie Fachsprache definieren

Herangehensweise einer Anforderungsanalyse – so sammeln Sie alle wichtigen Informationen

Leider gibt es auch hier keinen einheitlichen oder vorgeschriebenen Weg, an dem Sie sich orientieren können. Wir können Ihnen aber hilfreiche Tipps und Methoden mit an die Hand geben, um keine wichtigen Informationen zu vergessen. Wie weiter oben bereits erwähnt, sollten Sie damit beginnen, zunächst alle wichtigen Informationen zu sammeln. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Brainstorming

Gemeinsames Brainstorming eignet sich natürlich sehr gut, um in kurzer Zeit viele unterschiedliche Sichtweisen zu hören und Informationen zusammenzutragen. Setzen Sie sich dazu mit Mitarbeitern unterschiedlicher Tätigkeitsbereiche und Abteilungen zusammen. Jeder hat dann die Möglichkeit zu äußern, was er sich von dem neuen System erhofft. Sie werden recht schnell merken, dass sich einige Wünsche überschneiden und andere weit auseinandergehen. Wichtig ist, im nächsten Schritt alle genannten Anforderungen zu selektieren und zusammenzufassen. So sehen Sie recht schnell, welche Anforderungen wichtig sind und welche Sie vielleicht erst einmal im Hinterkopf behalten.

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Beobachtung

Bei dieser Methode können Sie beispielsweise einen oder mehrere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Tätigkeitsbereichen bei der täglichen Arbeit begleiten. Dies ist zwar sehr zeitintensiv, aber auch aufschlussreich. Sie erhalten so einen guten Einblick in das Tagesgeschäft und können besser beurteilen, welche Anforderungen wirklich wichtig sind. Außerdem können Sie im direkten Gespräch gezielte Fragen stellen. Wichtig hierbei ist, dass Sie sich nicht im Detail verlieren, sondern das große Ganze betrachten.

Berichten

Diese Methode ist ähnlich zu der vorherigen mit dem Unterschied, dass der entsprechende Mitarbeiter seine Tätigkeit selbst dokumentiert. Dies ist für Sie selbst mit weniger Arbeit verbunden. Der Nachteil ist allerdings, dass die Ansicht des Mitarbeiters immer subjektiv ist – und klare Vorgaben sowie eine hohe Motivation der Mitarbeiter voraussetzt.

Fragebögen

Diese Methode eignet sich besonders gut bei großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern. Hierzu verteilen Sie einfach Fragebögen an die Mitarbeiter oder Verantwortlichen der einzelnen Abteilungen. Achten Sie jedoch darauf, dass die Fragen klar formuliert sind. Ansonsten kann es zu Verständnisproblemen und unterschiedlichen Auffassungen kommen, die nicht direkt besprochen werden können. Beachten Sie außerdem, dass die Auswertung der Fragen wahrscheinlich recht zeitintensiv ist – je nachdem wie viele Mitarbeiter an der Befragung teilnehmen.

Interviews

Diese Herangehensweise ist ähnlich zu der Vorherigen. Der Unterschied: Sie befragen die Mitarbeiter aus den verschiedenen Bereichen direkt, um unterschiedliche Sichtweisen zu erhalten. Auch diese Methode ist sehr zeitaufwendig, jedoch können Fragen und Probleme direkt besprochen werden.

Fazit der Anforderungsanalyse

Achten Sie darauf, die Anforderungsanalyse immer angepasst an das eigene Unternehmen durchzuführen. Nicht jede Methode eignet sich für jedes Unternehmen. Wichtig ist, das Projekt von allen Seiten zu betrachten. So übersehen Sie keine Anforderungen und ziehen alle Wünsche in Betracht. Achten Sie deshalb darauf, neben den eigenen Wünschen auch die Sichtweisen der zukünftigen Nutzer zu berücksichtigen. Sie sind schließlich diejenigen, die im Alltag mit der Software arbeiten. Wenn Sie sich dennoch unsicher sind, wie Sie am besten vorgehen sollen, können Sie auch einen externen Berater hinzuziehen. Dieser kann neue Perspektiven aufzeigen und schützt vor Betriebsblindheit.

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ERP-System-Kosten richtig kalkulieren und reduzieren

Wie sich die ERP-Software-Kosten aufteilen – und wie Sie dabei sparen können

Die Digitalisierung fordert Unternehmen mehr denn je, ihre Prozesse neu zu strukturieren und Abteilungen zu vernetzen. Ein guter Weg, dies umzusetzen, ist ein ERP-System. Natürlich fragen sich Unternehmen, wie viel ERP-Systeme kosten. Die gute Nachricht:  Nicht alle Kosten einer ERP-Einführung sind in Stein gemeißelt. Es gibt einen variablen Anteil der ERP-Software-Kosten, den Sie selbst beeinflussen können. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie sich die ERP-Kosten zusammensetzen, wie Sie Kostentreiber erkennen und mit welchen Tipps Sie bei der ERP-Einführung Kosten sparen können.

Wie setzen sich die ERP-System-Kosten genau zusammen?

Zunächst sollten wir klären, wie sich die Kosten einer ERP-Einführung zusammensetzen. Wenn Sie dies Wissen und die Faktoren kennen, welche die ERP-System-Kosten negativ beeinflussen können, haben Sie mehr Möglichkeiten, Einfluss auf die Entwicklung zu nehmen. Je nach Umfang der abzudeckenden Prozesse setzt sich der ERP-System-Preis aus diversen Faktoren zusammen. Mit einberechnet wird beispielsweise, welche Module oder wie viele Arbeitsplätze Sie benötigen. Da die Preismodelle aber in jedem Unternehmen variieren, lassen sich pauschal kaum Aussagen zu den tatsächlichen ERP-System-Kosten treffen. Generell kann man aber sagen, dass sich die Kosten aus zwei Bereichen zusammensetzen:

  • Kosten für ERP-Software-Lizenz: Die Lizenzkosten für die Software betragen etwa 50 Prozent der gesamten ERP-System-Kosten. Diese Kosten lassen sich leider nicht reduzieren und sollten in jedem Fall in voller Höhe eingeplant werden.
  • Kosten für ERP-Dienstleistungen: Die anderen 50 Prozent der ERP-Kosten umfassen den Bereich Dienstleistungen. Diese sind variabel und können demnach beeinflusst werden. Zu den Dienstleistungen gehören die Customizing sowie Beratungs- und Serviceleistungen sowie die Schulung der Key-User und Endanwender.

Welche ERP-System-Kosten entstehen für den Bereich Dienstleistungen?

Wie viel Ihres Budgets in Customizing, Beratung und Schulung fließt, ist davon abhängig, wie nah Sie am Standard arbeiten. Ob ERP-Workshop, Konzeptionierung, Abstimmgespräche, Programmierung, Datenübernahme, Reporting oder Schulung – auf alle Dienstleistungen haben Sie als Kunde einen Einfluss. Natürlich sollten Sie nicht völlig auf dieses Angebot verzichten. Beratungen, Schulungen und technische Anpassungen sind zweifellos wichtig, um das ERP-System an die Anforderungen und Prozesse Ihres Unternehmens anzupassen und die MitarbeiterInnen mit dem System vertraut zu machen.

Wie können Sie die ERP-System-Kosten reduzieren?

Mit einer guten Vorbereitung können Sie die ERP-System-Kosten im Dienstleistungsbereich jedoch deutlich senken. Ihre Mitarbeit ist gefragt! Dabei gilt: Ungewollte Kosten lassen sich leider nicht immer ganz vermeiden. Manchmal kommt es vor, dass sich gewisse Punkte trotz ERP-Workshop und Pflichtenheft schlecht abschätzen lassen. Diese zeigen sich dann erst im Laufe des Projekts. Es gibt aber auch Kostentreiber, die sich mit einer guten Vorbereitung vermeiden lassen.

5 Tipps für günstigere ERP-Software-Kosten

Tipp 1: Klare Ziele und konkrete Anforderungen 

Wenn Sie sich für den Einsatz eines ERP-Systems entscheiden, haben Sie vermutlich eine grobe Vorstellung davon, wie es Ihre Prozesse verbessern soll. Viele Unternehmen formulieren ihre Wünsche und Ziele allerdings sehr vage. Oft soll auch implementiert werden, was möglich ist – getreu dem Motto „Jedes Feature wird sich irgendwann als praktisch erweisen“. Das Problem dabei ist, dass  Sie die ERP-Software-Kosten bei solch einer Herangehensweise schlecht kalkulieren können.

Werden Anforderungen schwammig definiert und Probleme lediglich an der Oberfläche angekratzt, ohne mögliche Ursachen zu hinterfragen, steht das Projekt von Beginn an auf wackligen Beinen. Das Resultat zeigt sich spätestens bei der Erstellung des Lastenhefts. Dann bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als mit dem zu arbeiten, was sich die Belegschaft wünscht – und das kann zu Verzögerungen und Komplikationen führen.

Formulieren Sie deshalb von Anfang an klare Ziele und konkrete Anforderungen, damit ein bedarfsgerechtes ERP-System entsteht – und Ihr Budget geschont wird. So kann er der Anbieter das richtige ERP-System auswählen, eine erfolgreiche ERP-Einführung durchführen und unnötige Mehrkosten sparen.

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Tipp 2: Balance zwischen Projektleitung und Abteilungen

Ein weiterer Faktor für hohe ERP-Software-Kosten kann das Verhalten der einzelnen Abteilungen in Verbindung mit einer schwachen Projektleitung sein. Es kommt immer wieder vor, dass einzelne MitarbeiterInnen oder Abteilungen mehr Freiraum haben als andere. Sie sind es gewohnt, ihr Vorhaben durchzusetzen und wenig Kompromisse einzugehen. Dann soll jede noch so kleine Idee umgesetzt werden – sei es eine Auswertung, Liste oder Abfrage. 

Kommt zu dieser Situation noch eine Projektleitung, die leicht nachgibt und alle Wünsche absegnet, sehen Sie als Entscheider sich schon bald mit einer langen Liste voller Wünsche, Anforderungen und Ideen Ihrer Belegschaft konfrontiert – und müssen am Ende entsprechend hohe ERP-System-Kosten zahlen. Um die Kosten im Blick zu halten, benötigen Sie eine starke Projektleitung, die Vorschläge der Belegschaft auch mal ablehnt. 

Selbstverständlich sollten die Vorschläge der MitarbeiterInnen ernst genommen werden, schließlich können diese am besten beurteilen, welche Funktionen von Vorteil sind. Eine gute Möglichkeit ist es, zunächst alle Anpassungswünsche der Belegschaft zu notieren und trotzdem erst einmal mit den Standardabfragen arbeiten. Nach einer gewissen Zeit im Tagesgeschäft wird deutlich, ob weitere Anpassungen sinnvoll sind oder ob sich die gewünschten Punkte erübrigt haben.

Wie Sie ein starkes Projektteam zusammen stellen, erfahren Sie hier:

Tipp 3: Daten akkurat vorbereiten 

Die Grundlage eines ERP-Systems bildet die Datenbank. Am Anfang einer jeden ERP-Einführung wird festgelegt, welche Daten in das neue System übernommen werden sollen. Meistens sind es nur die Stammdaten. Jeder hat aber eine andere Definition von Stammdaten, deshalb sollten Sie vorab  festlegen, welche Daten übernommen werden sollen – und prüfen, ob diese auch auf dem aktuellsten Stand sind. So starten Sie mit frischen Daten und können den größten Nutzen aus der Software ziehen, ohne an nachträgliche Anpassungen denken zu müssen. Das kann die ERP-System-Kosten spürbar senken.

Wie Sie Daten gut vorbereiten, erfahren Sie hier:

Tipp 4:  Anwender richtig schulen 

Einen Teil der ERP-System-Kosten müssen Sie für die Schulung der betreffenden Anwender einplanen. Wie hoch diese Kosten werden, ist von zwei Faktoren abhängig.  Zum einen, welche und wie viele Module eingesetzt werden sollen und zum zweiten, wie viele Personen wie oft geschult werden müssen. Je höher die Anzahl der Module ist, desto aufwendiger sind natürlich auch die Schulungen. Erfahrungsgemäß ist der Schulungsaufwand mit einer jungen Altersstruktur niedriger, als bei einer älteren. Junge, PC-affine Personen müssen oft nur ein mal geschult werden, ältere hingegen öfter.

Weitere nützliche Informationen zur Schulung erfahren Sie hier:

Tipp 5: ERP-Projekt richtig priorisieren

Viele Unternehmen denken, dass die Einführung eines ERP-Systems ein Projekt ist, das neben dem eigentlichen Tagesgeschäft herläuft und nicht viele Ressourcen erfordert. Von dem Gedanken sollten Sie sich lösen. Das Projekt ist keine Dienstleistung, die Sie bei Ihrem ERP-Anbieter in Auftrag geben und anschließend nichts mehr damit zu tun haben. Schließlich geht es um Ihre Prozesse und Ihre MitarbeiterInnen.

Schenken Sie dem Projekt nicht die nötige Aufmerksamkeit, wird es sich  verzögern – und dies  wird sich mit hoher Wahrscheinlichkeit in hohen ERP-System-Kosten niederschlagen. Jedes zusätzliche Meeting, jeder verschobene Termin und jede Anreise des ERP-Beraters erhöhen die Kosten für die ERP-Software. Damit die Umsetzung bestmöglich verläuft und sich Ihre Kosten nicht unnötig vermehren, ist Ihre Mitarbeit erforderlich. 

Oft werden Kundenprojekte dem ERP-Projekt vorgezogen. Das Projektteam besteht aus unerfahrenen MitarbeiterInnen, da die erfahrenen Kollegen an anderer Stelle benötigt werden. Aus Ihrer Sicht mag das Sinn ergeben, schließlich bringt der Kunde Ihrem Unternehmen Umsatz und das ERP-Projekt hingegen kostet Sie erst einmal Ressourcen. Dieses Vorgehen führt aber meistens zu Mehrkosten, da unerfahrenen MitarbeiterInnen oft Fehler unterlaufen, die sich vermeiden lassen. Das Prinzip ist eigentlich simpel: Je mehr Priorität Sie dem Projekt einräumen, desto zügiger können Sie die ERP-Software einsetzen – und desto niedriger sind am Ende die ERP-Einführung-Kosten.

Fazit: So können Sie ERP-System-Kosten reduzieren 

Die Einführung eines ERP-Systems ist zunächst mit hohen Kosten verbunden. Die Software bringt viele Standardfunktionen mit, aber kein System kann von Beginn an perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sein. Individuelle Anpassungen sind deshalb wichtig, um Ihre Prozesse optimal zu unterstützen und vollständig abzudecken. Allerdings handelt es sich nur bei der Hälfte der ERP-System-Kosten um Fixkosten – das sollten Sie sich zu Nutze machen. 

Beachten Sie diese Punkte, steht einem erfolgreichen – und bezahlbaren – ERP-Projekt nichts mehr im Weg:

  1. Gute Vorbereitung und Mitarbeit – mit einer ausführlichen Anforderungsanalyse können Sie spätere Anpassungen vermeiden. Definieren Sie so präzise wie möglich, was das System am Ende können soll.
  2. Eine starke Projektleitung trägt dazu bei, die Kosten der Einführung im Rahmen zu halten. Bestimmen Sie dafür eine Person, die die Kostenfrage nicht aus den Augen verliert und der Belegschaft gegenüber standhaft bleibt.
  3. Sorgfältig vorbereitete Daten verhindern nachträgliche Anpassungen und verbessern die Performance.
  4. Der Schulungsaufwand kann mit einer klugen Auswahl der Anwender und Module reduziert werden.
  5. Je mehr Aufmerksamkeit Sie dem Projekt widmen, desto niedriger fallen am Ende die Kosten aus.

Wenn Sie mehr über die ERP-System-Kosten erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir beraten Sie gerne!

Wasserfall-Methode oder agile ERP-Einführung?

Die Einführung einer ERP-Software beansprucht in der Regel viele Ressourcen und der Zeitaufwand ist oft enorm, das ist nichts Neues. Dies ist aber auch nicht verwunderlich, wenn man bedenkt, wie stark das System mit den eigenen Prozessen verwebt ist. Das Projekt im Voraus gut zu organisieren erleichtert allen Beteiligten die Arbeit und hilft dabei, nachträgliche und kostspielige Anpassungen zu vermeiden. Dazu gehört auch, sich für eine Vorgehensweise zu entscheiden, mittels welcher die neue Software integriert werden soll. Noch bevor das eigentliche Projekt also beginnt, müssen sich Kunde und ERP-Anbieter die Frage stellen, welche Vorgehensweise die Einführung am schnellsten und effizientesten realisieren kann. Es gibt zwei sehr gegensätzliche Modelle, die sich nach wie vor großer Beliebtheit erfreuen – die Wasserfall-Methode und die agile Vorgehensweise. 

Gemäß dem Motto „Alte Besen kehren gut“ setzen die meisten Unternehmen auf die klassische und altbewährte Wasserfall-Methode. Zwar interessieren sich auch immer mehr Kunden für agile Entwicklungsmethoden, aber nur wenige trauen sich auch zu, das neue ERP-System nach diesem Konzept einzuführen. Viele Verantwortliche sind nach wie vor skeptisch und nicht bereit, einen Teil ihrer Kontrolle abzugeben. Nun ergeben sich vielleicht einige Fragen: Was genau ist der Unterschied zwischen den beiden Ansätzen? Welcher ist besser für die Anforderungen meines Unternehmens geeignet? Dieser Beitrag soll Ihnen eine Übersicht über die beiden Methoden sowie deren Vor- und Nachteile geben und Ihnen somit die Entscheidung hoffentlich etwas erleichtern.

Der klassische Ansatz – Die Wasserfall-Methode

Für gewöhnlich läuft eine ERP-Einführung nach der klassischen Wasserfall-Methode ab. Gerade im Software-Bereich war diese lange Zeit Standard. Die erste formale Beschreibung dieses Modells wird Winston W. Royce zugeschrieben. In seinem 1970 erschienenen Artikel „Managing the Development of large Software Systems“ verwendet er zwar nicht den Begriff „Wasserfall“, machte aber schon damals deutlich, dass diese Methode ausbaufähig und nicht für jedes Projekt geeignet sei. Die Wasserfall-Methode zeichnet sich durch einen streng linearen Projektverlauf aus. Zu Beginn wird der Verlauf festgelegt, indem das Projekt in mehrere Phasen eingeteilt wird. Diese werden dann nacheinander und in einer vorher definierten Reihenfolge konsequent abgearbeitet. Nach Beendigung einer Phase prüfen Kunde und Anbieter die Ergebnisse und geben diese anschließend frei. Jede abgeschlossene Phase leitet eine neue ein und gilt als unveränderlich, spätere Modifikationen sind in der Regel nicht vorgesehen. Entscheidungen können und sollen nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Es gibt mittlerweile verschiedene Varianten, aber das Grundmodell besteht aus folgenden sechs Schritten:

  • Anforderungsanalyse – Festlegung der vorhergesehenen Funktionen 
  • Konzeption – Entwicklung der Softwarearchitektur
  • Implementierung – Entwickeln und integrieren der Software
  • Integrationstests – Fehler suchen und beseitigen
  • Rollout – Inbetriebnahme des Systems
  • Support – Sicherstellen, dass der Kunde keine Probleme mit dem Produkt hat

Im einem Lastenheft werden dafür die unternehmerischen Ziele und Anforderungen des Kunden an das ERP-System festgehalten und im Pflichtenheft wird definiert, wie diese umgesetzt werden. Die konkrete Ausführung ist von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich.

Stärken der Wasserfall-Methode

Die Wasserfall-Methode ist nach wie vor sehr beliebt. Nicht ohne Grund, denn sie bietet vor allem klare und geordnete Strukturen, was für einige Unternehmer einen hohen Stellenwert hat. Die Einführung einer ERP-Software ist vor allem eine große Veränderung, Planung und Struktur geben in dieser Zeit etwas mehr Sicherheit und sind daher gerne gesehen. Spätestens nach der Vorbereitungsphase ist allen Projektbeteiligten klar, welche Schritte bis zum Echtstart im Detail erfolgen, an welchem Punkt der Umsetzung man sich aktuell befindet und was noch vor einem liegt. Das planen und kalkulieren von Budget und Zeitaufwand, gerade bei sehr umfangreichen Projekten, ist so natürlich sehr präzise möglich.

Schwächen der Wasserfall-Methode

Die Wasserfall-Methode birgt aber auch einige Risiken, die gerade bei kniffligen und unübersichtlichen ERP-Einführungen nicht zu unterschätzen sind. Das streng lineare Vorgehen führt ironischerweise oft zu Kontrollverlust. Der Konzeptionsaufwand bei dieser Methode ist in der Regel sehr hoch, da einzelne Schritte sehr detailliert geplant werden müssen. Da die einzelnen Phasen streng voneinander getrennt sind, ist man sehr stark an die vorgegebenen Abläufe gebunden. Das macht es recht starr und unflexibel, paralleles Arbeiten ist so kaum bis gar nicht möglich.

Die größte Schwäche hierbei ist, dass Mängel oder Fehlannahmen, die zu Beginn in der Konzeptionsphase entstanden sind, sich erst gehäuft am Ende der Implementierung offenbaren, oder noch ungünstiger – während der Funktionstests. Möglich ist auch, dass ein Anwendungsfall während der Konzeption ganz vergessen wird. Dieser wird dann natürlich vom ERP-System auch nicht berücksichtigt. In beiden Situationen entsteht ein ungeplanter und vor allem kostenintensiver Mehraufwand. Auf der anderen Seite kann es aber auch passieren, dass der Anbieter durch fehlende Kommunikation unnötige Features implementiert, die in der Praxis letztendlich nie zum Einsatz kommen. Generell ist die eingeschränkte Kommunikation bei dieser Methode oft ein Grund für Missverständnisse, da Kunde und ERP-Anbieter verschiedene Interpretationen des Konzepts haben. Das Ergebnis: Der Kunde ist unzufrieden, da das System nicht seinen Erwartungen entspricht. Dies ist natürlich eine Situation die unbedingt vermieden werden sollte.

Agile Entwicklungsmethoden

Als Antwort auf die Schwächen der Wasserfall-Methode wurden agile Vorgehensweisen entwickelt. Eine der ersten Varianten dieser Methode war Scrum. Scrum ist ein Vorgehensmodell des Projekt- und Produktmanagements, insbesondere zur agilen Softwaretechnik. Der Ursprung dieser Vorgehensweise geht auf den Artikel „The New New Product Development Game“ der Harvard Business Review aus dem Jahr 1986 zurück. Takeuchi und Nonaka betonen darin unter anderem, wie wichtig selbstorganisierte Teams im gesamten Entwicklungsprozess sind. Diesen noch recht jungen Ansatz macht sich heute primär die Softwareentwicklung zu nutze, findet aber auch in vielen anderen Bereichen Einsatz.

Gemäß der Methode werden Aufgaben nicht anhand eines linearen Plans, sondern in kurzen Implementierungszyklen umgesetzt, den sogenannten Sprints. Zu Beginn jeden Sprints werden Ziele festgelegt. Im weiteren Verlauf setzt das Projektteam in jedem Zyklus ein Arbeitspaket, meist eine funktionale Anforderung, vollständig um. Diese wird im Anschluss getestet, sodass am Ende eines jeden Zyklus ein lauffähiges, präsentables Teilsystem entsteht. Der Kunde hat so die Möglichkeit, jederzeit Feedback zu geben. Ein Zyklus dauert optimalerweise zwischen zwei und vier Wochen. Mit jedem weiteren Zyklus versuchen Projektteam und Anwender die Anforderungen zu verbessern und sich schrittweise einer optimalen Lösung zu nähern. Diese Vorgehensweise ermöglicht viel Platz für Interaktionen, Anpassungen und Aktualisierungen. Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn der Kunde im Verlauf der Einführung seine Anforderungen an die Software ändert oder sich andere Herausforderungen entwickeln.

Die agile Vorgehensweise sieht folgendermaßen aus:

  • Sprint 1 (Konzeption, Umsetzung, Testing, Dokumentation, Evaluation)
    • Sprint 2 (Konzeption, Umsetzung, Testing, Dokumentation, Evaluation)
      • Sprint 3 (Konzeption, Umsetzung, Testing, Dokumentation, Evaluation)

Einzelne Schritte gehen fließend ineinander über und finden teilweise parallel statt.

Stärken der agilen Vorgehensweise

Ein wesentlicher Vorteil der agilen Vorgehensweise ist, dass sie besonders flexibel und praxisorientiert in der Umsetzung ist – Kommunikation und Kundenzufriedenheit stehen hier deutlich im Mittelpunkt. Projektteam und Kunde bzw. die künftigen Anwender des Systems arbeiten von Anfang an eng zusammen. Die Anwender werden in jeden Zyklus mit einbezogen und sehen einzelne Bereiche des Systems früh in Aktion, da wie bereits erwähnt, nach jedem Zyklus ein lauffähiges Teilsystem entsteht. So kann die Software bereits während der Implementierungsphase auf Herz und Nieren getestet werden.

Fehler in der Konzeption kommen schnell ans Tageslicht und der Kunde sieht außerdem schnell, ob die Software seinen tatsächlichen Vorstellungen und Anforderungen entspricht oder nicht. Auch Missverständnisse können so viel leichter vermieden werden. Das Projektteam kann Rückmeldungen des Kunden direkt umsetzen und die neuen Erkenntnisse nutzen um das Vorgehen, wenn nötig, neu anzupassen. Die agile Vorgehensweise verhindert vor allem, dass das Projekt in einem teuren Anpassungsmarathon endet. Außerdem steigt die Anwenderakzeptanz, da die Mitarbeiter durch die konstante Beteiligung das Projekt beeinflussen und sich so stärker mit dem System identifizieren können.

Schwächen der agilen Vorgehensweise

Auch wenn diese Methode mehr Vor- als Nachteile hat, ist sie trotzdem nicht für jedes Unternehmen geeignet. Um eine ERP-Einführung agil umzusetzen, muss die Geschäftsleitung einen Teil der Kontrolle aufgeben, da sich die agile Vorgehensweise nicht an festen Projekt- und Zeitplänen orientiert. Außerdem geht immer etwas Planungssicherheit verloren, da man im Vorfeld nie ganz genau sagen kann, wann welche Funktion fertig und einsatzbereit ist, sowie welches Ergebnis zu erwarten ist.

Agil oder Wasserfall-Methode – Was sind die wesentlichen Unterschiede?

Beide Ansätze haben das gleiche Ziel, verfolgen aber verschiedene Vorgehensweisen. Das sind die wesentlichen Unterschiede:

Wasserfall-Methode

  • Klassischer Ansatz, war im ERP-Bereich lange Zeit Standard
  • Lineare Vorgehensweise
    • Das Projekt wird in einzelne Phasen unterteilt, welche nacheinander abgearbeitet werden
  • Projektergebnisse werden am Ende präsentiert
    • Der Ablauf sowie Konzept des Projekts werden zu Beginn festgelegt und in der Regel nicht mehr modifiziert
    • Einmal abgeschlossene Phasen werden nicht mehr verändert
  • Das Leistungsspektrum ist bekannt, der Umfang klar definiert
  • Der Kunde hat klare Anforderungen welche sich, wenn überhaupt, nur geringfügig ändern
  • Das Projekt hat eine eher kurze Laufzeit
  • Der Kunde möchte im Prozess nur wenig integriert sein
  • Vorteile
    • Hohe Planungssicherheit
      • Budget, aktueller Status sowie nachfolgende Schritte bis zum Echtstart sind zu jeder Zeit bekannt
    • Geplanter Zeitrahmen kann durch klare und geordnete Strukturen eher eingehalten werden
  • Nachteile
    • Relativ starr und unflexibel gegenüber Änderungen
    • Oft kostspielige Anpassungen notwendig, da sich Fehler aus der Konzeptionsphase erst am Ende zeigen
    • Hoher Konzeptionsaufwand
      • Einzelne Schritte müssen sehr detailliert geplant werden

Agile Vorgehensweise

  • Alternative zur Wasserfall-Methode
  • Lineare Abläufe werden durch Zyklen (sogenannte Sprints) ersetzt
    • In jedem Zyklus wird ein Arbeitspaket, meist eine funktionale Anforderung, vollständig umgesetzt und getestet, sodass ein lauffähiges Teilsystem entsteht
  • Der Projektablauf ist flexibel
    • Planung und Konzept sind nicht starr, sondern werden im Laufe des Projekts weiterentwickelt
    • Teilergebnisse werden basierend auf dem Feedback der Anwender angepasst
  • Das Leistungsspektrum ist eher unbekannt, der Umfang variabel
  • Das Projekt hat eine eher lange Laufzeit
  • Anforderungen sind unklar und viele Anpassungen zu erwarten
  • Kunde wünscht starke Mitwirkung im Prozess
  • Vorteile
    • Flexibel und sehr praxisorientiert
    • Kommunikation und Kundenzufriedenheit stehen bei dieser Methode im Mittelpunkt
    • Gemeinsamer Lernprozess
      • Enge Zusammenarbeit zwischen Kunde und ERP-Anbieter
    • Weniger Verzögerungen und Nachbesserungen
      • Konzeptionsfehler fallen schneller auf, da nach jedem Zyklus Tests erfolgen
    • Anwenderakzeptanz steigt, da sich die Mitarbeiter konstant am Projekt beteiligen und die Abläufe beeinflussen können
  • Nachteile
    • Verantwortliche müssen einen Teil der Kontrolle abgeben
    • Planungssicherheit geht etwas verloren, da nie ganz klar ist, wann welche Funktion fertig ist

Welche Methodik ist für meine Anforderungen die beste Wahl?

Welche Methode für Sie und Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von vielen Faktoren ab und lässt sich nicht per se beantworten. Es gibt leider keine Universallösung, die für alle Unternehmen gleich gut funktioniert. Die Wasserfall-Methode kommt häufiger in Unternehmen mit hierarchischen Strukturen zum Einsatz, wo Planungssicherheit, Kontrolle und geordnete Strukturen Priorität haben. Kunden, die die Abläufe und Prozesse im Unternehmen gerne im Überblick haben, entscheiden sich eher für diese Methode. Oft sind dies auch Projekte mit konstanten Anforderungen. Projekte mit vielen unvorhersehbaren Faktoren, die flexible Anpassungen benötigen, sind für diese Methode eher ungeeignet.

Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen zu entscheiden, welcher Ansatz für Sie der richtige ist:

  • Sind die Ziele bereits im Vorfeld eindeutig definierbar?
  • Hat der Kunde genaue Vorstellungen?
  • Benötigt das Projektteam eine klare Führungsstruktur?
  • Gibt es eine Deadline oder klar definierte Meilensteine?
  • Ist das Budget fest definiert?
  • Ist von keinen größeren Änderungen im Projektverlauf auszugehen?

Wenn Sie die Mehrheit der Fragen mit „Ja“ beantworten, ist die Wasserfall-Methode für Sie vermutlich eher geeignet. Agile Entwicklungsmethoden hingegen können ein Ansatz sein, wenn der Kunde noch keine genaue Vorstellung davon hat, was er genau möchte. Diese Methode ist vor allem für Unternehmen interessant, bei denen davon auszugehen ist, dass das Projekt eine längere Laufzeit hat und sich Rahmenbedingungen, Wünsche oder Prioritäten im Laufe der Zeit eher ändern. Häufig entscheiden sich Unternehmen auch für eine Kombination beider Modelle. Diese hybriden Ansätze kombinieren Elemente beider Vorgehensweisen. Dabei ist es beispielsweise denkbar, einen langfristigen Plan aufzustellen der sich an der Wasserfall-Methode orientiert, die einzelnen Phasen aber nicht strikt voneinander zu trennen – eine Mischung aus Planungssicherheit und Flexibilität.

Es lohnt sich in jedem Fall, sich mit beiden Methoden näher zu befassen, da beide ihre Vor- und Nachteile haben. Nehmen Sie sich am besten etwas Zeit zum recherchieren und finden Sie zusammen mit Ihrem ERP-Anbieter heraus, welches Modell am besten zu Ihren Anforderungen passt.

Wenn Sie mehr über die Wasserfall-Methode, agile Vorgehensweisen für Ihre ERP-Einführung oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

ERP-Einführung: Risiken erkennen und minimieren

Ist Ihre ERP-Einführung gescheitert? So beugen Sie nächstes Mal vor

Wenn eine ERP-Einführung gescheitert ist, bleibt Frustration auf beiden Seiten zurück – nicht nur bei Ihnen, sondern auch beim Anbieter. Mit dem richtigen Know-How können Sie bei einer ERP-Einführung Risiken erkennen und auf ein Minimum reduzieren. So sparen Sie Zeit, Nerven und Kosten. Hier stellen wir 5 häufige Gründe vor, aus denen eine ERP-Einführung Probleme verursachen kann – und geben Ihnen 5 Tipps, mit denen Sie bei einer ERP-Einführung Risiken minimieren können.

Was sind die Ursachen, wenn eine ERP-Einführung gescheitert ist?

Die Einführung einer ERP-Software ist für ein Unternehmen Chance und Risiko zugleich. Im Idealfall wird das Projekt ohne größere Probleme abgeschlossen und Sie bemerken rasch verbesserte Abläufe. Um ein Projekt dieser Größenordnung umsetzen zu können, müssen ERP-Anbieter und Unternehmen Hand in Hand arbeiten. Trotzdem gibt es einige Stolperfallen, die das Projekt in die Länge ziehen oder zurückwerfen können.

Dass eine ERP-Einführung gescheitert ist, kommt im Mittelstand nur selten vor – aber es passiert. Beide Seiten können für ein Scheitern des Projekts verantwortlich sein, häufig aus denselben Gründen. Um auf alle Situationen gut vorbereitet zu sein, sollten Sie mögliche Risiken bei der ERP-Einführung kennen und rechtzeitig aus dem Weg räumen. Im Folgenden zählen wir die wichtigsten Risikofaktoren für Probleme bei der ERP-Einführung auf – und erläutern, was Sie dagegen tun können.

ERP-Einführung: Risiken und Problemfelder

Wenn eine ERP-Einführung gescheitert ist, dann ist nicht nur ein Grund dafür verantwortlich. Oftmals sind es verschiedene Ursachen, die zusammenhängen und sich gegenseitig beeinflussen. Nachfolgend sind 5 Punkte zusammengefasst, die als ERP-Projekt-Risiken gelten.

1. Risiko: Ungeeignetes Projektteam

Einer der wichtigsten Risikofaktoren, der für eine gescheiterte ERP-Einführung verantwortlich ist, ist ein ungeeignetes Projektteam. Bedenken Sie: Einer Veränderung, die den Arbeitsalltag zunächst auf den Kopf stellt, begegnen viele MitarbeiterInnen naturgemäß erst einmal mit Skepsis. Diese Situation zu managen ist nicht ganz einfach. Ein professionelles Projektteam sowie klare Zuständigkeiten sind deshalb das A und O bei einer ERP-Einführung. Vorbehalte in der Belegschaft sollten Sie ernst nehmen – Ihre MitarbeiterInnen sind schließlich diejenigen, die künftig mit der neuen Software arbeiten und somit auch maßgeblich am Erfolg oder Misserfolg des Projekts beteiligt sind. 

Um die Risiken der ERP-Einführung zu reduzieren, muss die neue Software bei der Belegschaft Akzeptanz finden. Ist eine ERP-Einführung gescheitert, liegt es häufig daran, dass der Sinn hinter der Veränderung nicht erkannt wurde. Das Projektteam sollte deshalb durch regelmäßige Meetings über den Fortschritt des Projekts berichten, um zu verdeutlichen, welche Vorteile die neue Software mit sich bringt.

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Das Projektteam sollte erklären, welche Ziele mit der Veränderung verfolgt werden und was genau sich verändern wird. Machen Sie deutlich, dass die Software nicht eingesetzt wird, um Arbeitsplätze zu ersetzen, sondern um den Tagesablauf für jeden einfacher und effizienter zu gestalten. Erst wenn alle an einem Strang ziehen, kann die Umsetzung erfolgreich sein – und einem Scheitern der ERP-Einführung vorbeugen. 

Das Projektteam trägt eine große Verantwortung und muss viele Herausforderungen meistern. Machen Sie sich also im Vorfeld Gedanken darüber, wer welche Rolle besetzen sollte. Nicht jeder ist für jede Position geeignet. Fehlende Kompetenzen oder zu wenig Einfühlungsvermögen im Team führen eigentlich immer zu Problemen bei der ERP-Einführung, erschweren die Umsetzung und somit auch einen erfolgreichen Projektabschluss. Wie Sie ein gutes ERP-Projektteam zusammenstellen, welche Eigenschaften die Beteiligten mitbringen und was Sie sonst noch beachten sollten, können Sie hier nachlesen: Wie stelle ich ein gutes ERP-Projektteam zusammen?

2. Risiko: Zu flache Hierarchien

Heute haben viele Unternehmen flache Hierarchien und Strukturen. Eigentlich ist das fortschrittlich, denn so können sich alle MitarbeiterInnen einbringen und Entscheidungen treffen Sie gemeinsam. Alle können und dürfen mitreden und ein harmonisches Miteinander steht auf der Prioritätenliste in der Regel weit oben. Obwohl flache Hierarchien also viele Vorteile haben, können Sie auch eine Ursache sein, wenn eine ERP-Einführung gescheitert ist. 

Das Risiko: Projektmanagement und Anbieter möchten das Projekt zügig und einfach umzusetzen. Das Streben nach Konsens führt aber oft dazu, dass jeder es jedem Recht machen möchte. Alle Wünsche, Ideen und Verbesserungsvorschläge zu berücksichtigen ist aber fast nicht möglich und führt auch nur selten zu einem zügigen Projektabschluss.

Die Belegschaft rechtzeitig in die Planung mit einzubeziehen und ihr ein Mitspracherecht einzuräumen ist wichtig. Doch es kommt auf die Balance an, denn wichtige Entscheidungen sollten zeitnah getroffen werden. Gibt es zu viele Projektbeteiligte, wird es schnell kompliziert. Weiterhin neigen viele MitarbeiterInnen dazu, nur die eigene Position im Unternehmen zu sehen. Wünsche und Ideen werden erfahrungsgemäß oft nur auf den eigenen Anwendungsbereich bezogen – eine prozessorientierte Sicht- und Arbeitsweise fehlt. 

Man möchte Veränderungen zulassen, ist aber nicht bereit alte Gewohnheiten abzulegen. Kurz gesagt, viele relevante Entscheidungen können so ausgebremst werden. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie klare Verantwortlichkeiten schaffen und konkrete Ziele formulieren. Außerdem ist es hilfreich, bei Ihrer Belegschaft das Verständnis für die Bedürfnisse und Aufgaben anderer Unternehmensbereiche zu stärken.

3. Risiko: Insellösungen im Unternehmen

In jedem Unternehmen gibt es eigene Abteilungen mit eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Zudem hat jeder MitarbeiterIn sein eigenes Rollenverständnis. Mit der Zeit entwickelt sich ein vertrautes Geflecht aus Hierarchien und Zuständigkeiten. Abteilungen werden daher intern häufig wie „Fürstentümer“ gemanagt. Kommen nun neue Abläufe oder Aufgaben von außen in die eigene Abteilung, sind Konflikte vorprogrammiert. 

Funktionierende Insellösungen lässt man ungern los. Alte Angewohnheiten abzulegen, über die eigenen Arbeits- und Abteilungsgrenzen hinaus zu denken und zu handeln fällt vielen MitarbeiterInnen schwer – das ist durchaus menschlich. Hinter dieser Abwehrhaltung versteckt sich oft die Angst, ersetzbar zu sein. 

Wenn ein ERP-Projekt gescheitert ist, liegt es häufig daran, dass im Unternehmen kein Umdenken stattfinden konnte. MitarbeiterInnen, die aus Sorge um einen Kompetenzverlust Widerstände aufbauen oder die bisherige Vorgehensweise verteidigen, können bei der ERP-Einführung Probleme verursachen. Der Schlüssel lautet: Kommunikation. Versuchen Sie, die Angst vor Ersetzbarkeit zu nehmen und die Vorzüge des ERP-Systems transparent zu kommunizieren.

4. Risiko: ERP-System passt nicht zum Unternehmen

Ist eine ERP-Einführung gescheitert, kann das auch an einer ungeeigneten Software liegen. Viele Unternehmen unterschätzen, wie wichtig die Auswahl des passenden ERP-Systems ist. Deshalb sollten Sie dieser Aufgabe viel Aufmerksamkeit widmen. Der Markt bietet mittlerweile so viele ERP-Systeme, dass es gar nicht so einfach ist, das richtige für ein Unternehmen auszusuchen. 

Wer bei der ERP-Einführung Risiken reduzieren will, zieht daher häufig eine externe Beratungsfirma hinzu. Das Problem dabei: Unternehmensberater gehen grundsätzlich von Standardprozessen aus. Mit den individuellen Besonderheiten Ihres Unternehmens sind sie nicht vertraut. Diese lernen sie erst kennen, wenn die Wahl für die neue Software bereits getroffen ist. 

Ist die Wahl auf eine für das Unternehmen ungeeignete Software gefallen, wird dies meist sichtbar, wenn die Umsetzungsphase begonnen hat. Dann fällt auf, die gewählte Software deckt nicht alle Anforderungen ab oder ist zu überdimensioniert. Es wird nachgebessert und angepasst – der Projektabschluss verzögert sich. Wenn Sie externe Berater hinzuziehen möchten, sollten Sie dies unbedingt vor dem Auswahlprozess machen und nicht, wenn die Wahl bereits getroffen wurde.

Hilfreich ist dagegen eine umfangreiche Projektanalyse. Ein ERP-System, das die Geschäftsprozesse falsch abbildet, unflexibel ist und das Tagesgeschäft nicht richtig abdeckt, führt oft zu neuen Insellösungen. Gerade diese möchte man durch die Einführung einer ERP-Software eigentlich loswerden. Im schlimmsten Fall ist die ERP-Einführung gescheitert und Sie müssen einen neuen Anbieter auswählen – eine Situation die Sie unbedingt vermeiden sollten. 

Eine falsche Softwareauswahl ist häufig auf eine mangelhafte ERP-Auswahl und eine unzureichende Vorbereitung des ERP-Workshops zurückzuführen. Ein vollständiges Pflichtenheft und eine umfangreiche Prozessanalyse sind unbedingt zu empfehlen! Haben Sie eine klare Vorstellung der Sollprozesse, fällt ihnen die Wahl leichter. 

Führen Sie den Auswahlprozess gewissenhaft durch und beziehen Sie die Belegschaft mit ein. Betrachten Sie bereits im Vorfeld die ERP-System-Kosten so realistisch wie möglich. Unbedachte Entscheidungen werden schnell teuer. Achten Sie außerdem darauf, dass die neue Lösung flexibel und anpassbar ist. So können Sie die Risiken der ERP-Einführung deutlich reduzieren.

5. Risiko: Zeit- und Kostenrahmen zu knapp kalkuliert

Ihr ERP-Anbieter geht davon aus, dass Sie mit der Einführung einer Software klare Ziele verfolgen. Schließlich bedeutet die neue Software eine Veränderung, die einige Ressourcen in Anspruch nimmt. Viele Unternehmer wollen bei einem ERP-Projekt allerdings vor allem Zeit und Geld sparen. Wie weiter oben beschrieben, kommt es zum Glück nur selten vor, dass am Ende die ganze ERP-Einführung gescheitert ist. 

Dass der geplante Zeit- und Kostenrahmen für das ERP-System überschritten wird, ist dagegen ein häufiges Problem. Es entsteht meistens dann, wenn Sie die Vorbereitung nicht gewissenhaft durchgeführt haben oder ungeduldig sind und die ERP-Einführung zu früh ansetzen. Sind wesentliche Fragen zum Zeitpunkt der Umsetzung noch offen, zieht sich das Projekt unnötig in die Länge und die Kosten, die durch ungeplante Anpassungen entstehen, steigen weiter an. Oft wird auch viel zu wenig Zeit einkalkuliert. Vielleicht kommt es nicht dazu, dass die gesamte ERP-Einführung gescheitert ist – jedoch verschiebt sich der Projektabschluss immer wieder nach hinten.

5 Tipps für Ihre ERP-Einführung: Risiken minimieren – Chancen nutzen

Sie können typische Stolperfallen vermeiden, um die Risiken für Ihre ERP-Einführung zu reduzieren. Wenn Sie folgende Tipps berücksichtigen, haben Sie bereits gute Voraussetzungen für ein gelungenes ERP-Projekt geschaffen:

  1. Gute Vorbereitung: Ist eine ERP-Einführung gescheitert, liegt der Fehler oft in der mangelnden Vorbereitung. Ein Projekt kann nicht erfolgreich sein, wenn das Unternehmen nicht seinen Teil dazu beträgt. Legen Sie fest, welche Prozesse mit der neuen ERP-Software optimiert werden sollen und welche konkreten Ziele Sie mit der Einführung verfolgen.
  2. Ängste abbauen: Machen Sie Ihr ERP-Vorhaben von Anfang an transparent, um den Sorgen der MitarbeiterInnen entgegenzuwirken. Für sie kommt nicht nur eine neue Benutzeroberfläche hinzu, sie müssen auch lernen bereichsübergreifend zu denken.
  3. Schulung anbieten: Um die Risiken der ERP-Einführung zu reduzieren, sollten Sie Ihren MitarbeiterInnen eine Schulung anbieten. Die Belegschaft lernt neue Arbeitsschritte und Funktionen des ERP-Systems von Anfang an richtig und es ist für jeden nachvollziehbar, weshalb diese so ausgeführt werden sollten. 
  4. ERP-System optimieren: Sind alle Projektanforderungen umgesetzt, gilt die ERP-Einführung als abgeschlossen. Viele Unternehmen neigen dann dazu, die Software nicht weiter zu optimieren. Funktionalitäten, die eigentlich vorhanden sind, werden nicht genutzt. Sammeln Sie Verbesserungsvorschläge, die Sie in Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter umsetzen. 
  5. Lösungsorientiert bleiben: Wichtig zu verstehen – die Software kann am allerwenigsten etwas dafür, wenn ein ERP-Projekt gescheitert ist. Suchen Sie nicht nach Schuldigen, sondern nach einer Lösung – am besten zusammen mit Ihrem ERP-Anbieter.

Wenn Sie mehr zum Thema Risikofaktoren für ERP-Projekte erfahren möchten oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir beraten Sie gerne!

Wie stelle ich ein gutes Projektteam zusammen?

Die heutige Arbeitswelt ist sehr prozessorientiert. Die Abläufe in einem Unternehmen autonom zu organisieren ist kaum noch möglich. Viele Unternehmen setzen daher auf die Vorteile einer ERP-Lösung – reibungslose Kommunikation, einheitliche Daten, transparente Abläufe und optimierte Prozesse. Ein ERP-System bringt aber auch zwangsläufig eine Veränderung im Arbeitsalltag von jedem einzelnen Mitarbeiter. Damit stehen Sie auch schon vor der vermutlich größten Herausforderung: die zukünftigen Anwender der Software. Ein wichtiger Punkt, den viele Auftraggeber häufig auf die leichte Schulter nehmen. Bei einer ERP-Einführung sind es immer die Anwender, die darüber entscheiden, ob diese erfolgreich verläuft oder nicht. Mit ihnen steht und fällt das Projekt. Viele Mitarbeiter fürchten beispielsweise, dass sie dem neuen Anforderungsprofil nicht gewachsen sind und der Arbeitsplatz somit gefährdet ist. Um die Belegschaft so gut es geht auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten, benötigen Sie vor allem eines: ein starkes Projektteam.

Ein starkes Projektteam ist die halbe Miete

Viele Unternehmer machen sich oft Gedanken darum, ob Sie die richtige Entscheidung bei der Wahl des ERP-Systems getroffen haben. Kann der vorhandene Datenstamm gut in das neue System integriert werden? Und lässt sich die Einführung problemlos oder nur ausreichend mit dem Tagesgeschäft vereinbaren? Diese Überlegungen sind durchaus nachvollziehbar und auch wichtig, bringen aber nichts, wenn nicht alle Beteiligten hinter dem Projekt stehen. Egal welche Vorbereitungen Sie getroffen haben und wie gut Sie organisiert sind – eine Projektarbeit kann nur dann erfolgreich sein, wenn alle an einem Strang ziehen. Sie benötigen ein starkes Team, um die Realisierung strukturiert durch die Anfangszeit zu leiten.

Ein Team, das die darauffolgenden Phasen gut abwickelt und schließlich das Projekt zu einem erfolgreichen Ende führt. Ein Projektteam, welches zusammenarbeitet und alle Herausforderungen, die sich im Laufe der Zeit in den Weg stellen, gemeinsam meistert. Aber wie stellt man nun ein gutes Team zusammen und welche Teamrollen müssen Sie überhaupt besetzen?

Projektleitung & Key-User

Für Ihr Projektteam sollten Sie zwei Schlüsselrollen besetzen: Zum einen benötigen Sie einen Kandidaten, der die Projektleitung übernimmt – und je nach Größe des Unternehmens ein bis zwei Personen, die als Key-User das Projekt unterstützen. Im letzten Beitrag wurde ausführlich beschrieben, wie Sie einen geeigneten Key-User auswählen. Auch an den Projektleiter stellt man hohe Anforderungen. Der Projektleiter koordiniert das Team und die Arbeitsabläufe zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen. Er ist verantwortlich für eine realistische und vorausschauende Planung – sowie der Einhaltung des Budget- und Zeitplans und einer fließenden Umsetzung des Projekts.

projektteam

Idealerweise bringt Ihr Wunschkandidat also Führungs- und Fachkompetenz sowie Routine und Erfahrung im Bereich ERP mit. Zudem sollten Sie jemanden für das Projektteam auswählen, der einen direkten Bezug zum Tagesgeschäft und den Geschäftsprozessen hat. Denn dieses agile Teammitglied wird diese bei der Durchführung analysieren und daraufhin fachliche und souveräne Entscheidungen treffen. Vermeiden Sie es in diesem Zusammenhang möglichst, eine interne Person mit einer eher einseitigen Sicht zu wählen. Ein IT-Spezialist beispielsweise wird seinen Fokus vermutlich eher auf den IT-Bereich legen. Fachthemen und Prozesse kommen zu kurz, Fehlerquellen können sich leichter einschleichen. Auch das Management ist vielleicht naheliegend für diese Position. Allerdings ist es aber nicht immer die beste Wahl, da der Abstand zum Tagesgeschäft oft zu groß ist.

Externe Berater

Bei der Projektzusammenstellung kommt oft die Frage auf, ob es hilfreich ist, einen externen Berater mit einzubeziehen. Die Belegschaft wird einem geschätzten Kollegen, der im selben Boot sitzt, eher vertrauen als einer fremden Person. Außerdem ist es auch eine Frage des Budgets. Externen Beratern fällt es jedoch leichter, eine Gruppe fachlich zu führen. Dies führt oft schneller zu guten Lösungen, mit denen alle gleichermaßen einverstanden sind. Diskussionen seitens der Belegschaft können Sie so reduzieren oder verhindern. Beide Seiten haben ihre Vor- und Nachteile. Ob Sie einen externen Berater hinzuziehen sollten oder nicht, ist daher eine persönliche Entscheidung.

Geeignetes Projektteam zusammenstellen

Bei der Zusammenstellung des Projektteams empfiehlt es sich in jeder Hinsicht, planmäßig und strukturiert vorzugehen. Als Erstes sollten Sie eine Person für die Projektleitung benennen. Diese sollte anschließend Einfluss auf die Zusammensetzung des restlichen Teams haben. Schließlich arbeitet die Projektleitung eng mit dem Team zusammen, führt und motiviert es.

Was sollten Sie bei einem Projektteam beachten?

Know-how und Kapazitäten der einzelnen Projektmitglieder haben einen wesentlichen Einfluss auf den Verlauf des Projekts. Geschäftsführung und Projektteam sollten daher schon vorab Überlegungen treffen, welche Kapazitäten neben dem Tagesgeschäft für das Projekt freigeräumt werden. Lassen Sie in dieser Zeit, wenn möglich, keine anderen großen Projekte nebenher laufen. Damit ein Projekt erfolgreich ist, müssen alle Beteiligten gut zusammenarbeiten, das ist selbstverständlich. Aber welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit die Teamarbeit funktioniert? Um ein gutes Projektteam zusammenstellen zu können, sollten Sie zuerst wissen, was ein gutes Team ausmacht. Welche Rahmenbedingungen sollten gegeben sein? Was sollte man bei der Zusammenstellung beachten?

Merkmale erfolgreicher Projektteams

Ein erfolgreiches Projektteam weist in der Regel folgende Gemeinsamkeiten auf:

  • ein gemeinsames Projektziel
  • eine klare und von jedem akzeptierte Rollen- und Aufgabenverteilung
  • eine ausgewogene Team-Zusammensetzung und -struktur (fachliche und soziale Kompetenzen sollten ausgewogen sein)
  • gut geplante Arbeitsabläufe und Prozesse
  • ein starker Teamgeist und ein hohes Maß an Zusammenhalt (‚Wir-Gefühl‘)
  • ein ziel- und ergebnisorientiertes, engagiertes Arbeiten und Motivation
  • Konflikte werden offen angesprochen und gelöst
  • Unterstützung und Anerkennung für Projektorganisation durch Geschäftsführung und Belegschaft

Was kommt auf das Projektteam zu?

Der Beginn eines Projekts ist in jedem Fall anspruchsvoll. Das Team sollte erst einmal die Zeit bekommen, sich zu finden und eventuell kennenzulernen. Um den Einstieg in das Projekt für alle Beteiligten zu erleichtern, empfiehlt es sich, einen Kick-Off-Termin festzulegen. Bei diesem Termin werden die Rahmenbedingungen für das Projekt besprochen und Fragen beantwortet. Dies ist der erste und wichtigste Schritt für einen erfolgreichen Projektverlauf.

Kick-Off-Meeting: Startschuss für das Projekt – und das Projektteam

Die Kick-Off-Veranstaltung symbolisiert den Projektstart, bei dem alle Beteiligten erstmalig aufeinandertreffen. Dieser Termin ist nicht zwingend notwendig, wird von Projektleitern aber gerne genutzt – unter anderem, da er für einen Motivationsschub bei allen Teammitgliedern sorgt. Die Weichen für einen erfolgreichen und energiegeladenen Projektstart werden gelegt. Vor dem Termin sollte die Projektleitung einige Vorbereitungen treffen. Ablauf und Agenda beispielsweise sollten für eine grobe Orientierung festgelegt und vor dem Termin an alle Teilnehmer versendet werden. Auch Kriterien wie eine vorläufige Zeit-, Budget- und Ressourcenplanung sollte erstellt sowie die Präsentation des Projekts vorbereitet werden. Folgende Punkte sollten während des Termins besprochen werden:

  • Gemeinsame Ziele definieren, die von allen Beteiligten verstanden und akzeptiert werden

  • Vorstellungsrunde

  • Klare Rollen- und Aufgabenverteilung im Projektteam

    • Missverständnisse können so vermieden werden, da jeder seine Aufgabe kennt. So binden Sie alle Beteiligten von Beginn an in das Projekt ein. Und sie können zudem nachvollziehen, ob Ziele erreicht und Aufgaben erledigt sind. Alle Beteiligten übernehmen direkt Verantwortung und gestalten den Prozess mit

  • Verhaltensregeln und Normen definieren

    • Damit nicht jeder Beteiligte eigene Verhaltensregeln in das Projekt bringt, sollten Sie gemeinsam Verhaltensregeln und Normen definieren. Dazu zählt beispielsweise ein offener Umgang untereinander, bei dem jeder seine Meinung äußern und vertreten kann. Alle Leistungen der Teammitglieder unabhängig von ihrem Beitrag zum Gesamterfolg sollten wertgeschätzt werden. Diskussionen sollten Sie immer nur sach- und nie personenbezogen führen. Bei Entscheidungsfragen oder Konflikten möglichst versuchen, einen Konsens herbeizuführen. Dies ist wichtig, damit keine Unzufriedenheit entsteht. Um in einer Gruppe einen gemeinsamen Konsens zu erreichen, sollten alle beteiligten Personen die Möglichkeit haben, ihre Widerstände zu äußern

  • Zeitliche und organisatorische Planung der Arbeitsabläufe und Projektprozesse

  • Wie wird ab sofort kommuniziert?

  • Feedbackrunde

    • Zweifel, Bedenken und Anregungen sollten in jedem Fall protokolliert und ernstgenommen werden. Aber: Ein Kick-Off-Termin dient vor allem für eine erste Besprechung. Achten Sie darauf, dass keine Diskussionen um Details entstehen

Weiterer Projektverlauf

Projekte sind üblicherweise in verschiedene Phasen unterteilt. Auch während des weiteren Verlaufs sollten Sie sich zwischenzeitlich die Zeit nehmen, bisher Erreichtes zu besprechen und auch anzuerkennen. So haben Sie eine bessere Kontrolle darüber, ob Aufgaben erledigt und der Zeitplan eingehalten werden. Und sie können rechtzeitig eingreifen, falls das Projektziel aus den Augen verloren wird.

Fazit

Wird die Zusammenstellung des Teams unterschätzt, führt dies in der Folge häufig zu Konflikten und Problemen – diese ziehen sich wie ein roter Faden durch die Umsetzungsphase. Eine schlechte Stimmung im Team ist vorprogrammiert, der Projekterfolg gefährdet und der Echtstart kann sich verzögern. Die Kosten steigen immer weiter an. Wer jedoch von Beginn an ein Projektteam zusammenstellt, das

  • gewissenhaft arbeitet
  • die notwendigen Kompetenzen besitzt
  • gut mit dem ERP-Anbieter zusammenarbeitet 
  • die Akzeptanz der Mitarbeiter für das Projekt stärkt

wird die Einführung mit hoher Wahrscheinlichkeit zum Erfolg führen.

Sie möchten mehr über die Zusammenstellung eines Projektteams oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an info@timeline.de oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir beraten Sie gerne!

Woran erkenne ich als Nutzer ein gutes ERP System?

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Nehmen wir an, Sie stehen vor der Aufgabe, ein ERP-System für Ihr Unternehmen auszuwählen. Das kann verschiedene Gründe haben. Vielleicht ist Ihr derzeitiges in die Jahre gekommen, Sie sind unzufrieden oder aber Sie hatten vorher keines und wollen lästige Insellösungen endlich loswerden. Ein ERP System ist Herz und Rückgrat jeden Unternehmens, es gibt Ordnung und Struktur.

Vermutlich sollen einige, mitunter sehr unterschiedliche Leute mit dem System arbeiten. Deshalb sollten Sie versuchen eine Lösung zu finden, die flexibel ist und somit den Bedürfnissen aller gerecht wird. Nur so kann es für Sie auch einen Mehrwert haben. Wie Sie sicher merken, ist die richtige Auswahl eine verantwortungsvolle Aufgabe. Schließlich soll Sie die neue Lösung auch die nächsten Jahre zu Ihrer Zufriedenheit begleiten. Wo fängt man also am besten mit der Suche an? Was macht ein System eigentlich zu einem guten System? Eines sei vorweggenommen – ‚das eine‘ System gibt es nicht. Welches System gut ist, ist subjektiv. Es kommt eher darauf an, welche Bedürfnisse Sie haben und welche Ziele Sie verfolgen. Etwas was bei anderen funktioniert, muss nicht automatisch auch für Sie passend sein. Das beste System ist das, welches am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Entscheidend ist letztendlich was für Sie wichtig ist. Es gibt aber einige Aspekte die Sie beachten können, um zu beurteilen ob das ERP System sich gut in Ihr Unternehmen einfügen würde.

ERP System - verwirrter Geschäftsmann mit vielen Notizzetteln auf seinem Körper

Aller Anfang ist schwer

Unsere Umwelt und somit auch die ERP Systeme werden immer komplexer. Es gibt so viele Angebote, dass man gar nicht so genau weiß wo man mit der Suche beginnen soll. ERP Systeme unterscheiden sich hauptsächlich in der fachlichen Ausrichtung, der Skalierbarkeit auf unterschiedliche Unternehmensgrößen, dem angebotenen Funktionsumfang und den zum Einsatz kommenden Technologien. Es kommt also mitunter darauf an, in welcher Branche Sie tätig sind, wie viele Mitarbeiter Sie haben und natürlich was Sie von dem System erwarten. Ein Industrieunternehmen hat andere Ansprüche als beispielsweise der Großhandel oder ein Unternehmen für Transport & Logistik. Um den Anfang etwas zu erleichtern, wird es helfen die bestehende Auswahl grob einzugrenzen. Die Systeme, die in die engere Auswahl kommen, sollten Sie nun genau unter die Lupe nehmen.

Das macht ein passendes ERP System aus

Übersicht und Optik

Was Ihnen als erstes bei einem ERP System ins Auge fällt, ist natürlich die Optik. Achten Sie darauf, ob die Schrift in einem lesbarem Kontrast ist und grundlegende Elemente auf dem Bildschirm gut zu erkennen sind. Relevante Information lassen sich leichter identifizieren, wenn sie sich visuell vom Hintergrund abheben. Zudem sollte auch jemand der vorher noch nie mit einem ERP System gearbeitet hat, die wichtigsten Funktionen auf einen Blick finden. Die Größe von Trefferflächen bei Auswahlen, Listen oder Navigationselementen ist ebenfalls wichtig für eine effiziente Bedienung. Für viele Nutzer ist eine einheitliche, ansprechende Gestaltung bereits ein ausschlaggebender Punkt, wenn es darum geht sich für ein ERP System zu entscheiden.

Usability

Nun geht es darum, das System zu testen. Das ERP System sollte Sie natürlich so gut es geht dabei unterstützen, Ihre Aufgabe zügig zu erledigen. Angenommen, Sie möchten einen neuen Kunden anlegen. Können Sie auf einen Blick erkennen, an welcher Stelle Sie sich gerade im Programm befinden und wo Sie hin müssen? Wie viele Klicks benötigen Sie, um den Kontakt anzulegen? Sind Pflichtfelder gekennzeichnet und Fehlermeldungen verständlich? Das System sollte Ihnen eine Rückmeldung geben, wenn Sie etwas eingegeben haben. So können Sie sicher sein, dass es die Eingabe verstanden hat und die Aktion ausgelöst wurde. Achten Sie auch auf die Fehlertoleranz. Tippfehler sollten mit wenig Aufwand zu korrigieren sein. Schwierigkeiten bei der Bedienung treten meist erst im Alltag auf und sind auf den ersten Blick schwer zu erkennen. Aber die Bedienung eines Programms richtet sich auch nach der jeweiligen Aufgabe und ist daher immer individuell zu bewerten. Es gibt keinen pauschalen Wert, der für alle Nutzer gleichermaßen eine gute Bedienbarkeit definiert.

Individuell und erweiterbar

Nun ist etwas Weitsicht gefragt. Wenn es darum geht, ein neues System auszuwählen, sollten Sie sich nicht nur auf Ihre aktuellen Anforderungen und Bedürfnisse begrenzen. Als Unternehmen benötigen Sie ein System, das mit Ihnen mitwachsen kann. Ein zukunftssicheres ERP System ist so flexibel, dass es sich an veränderte Rahmenbedingungen und Bedürfnisse einfach anpassen kann. Modular und funktional erweiterbare Systeme sind hier im Vorteil. Hiermit lässt sich Ihr Bedarf wesentlich zielgerichteter und individueller abdecken. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, Funktionen in Anspruch zu nehmen, die auf Ihr Unternehmen maßgeschneidert sind.

Geschäftsmann neben Klebezetteln, die eine Glühbirne ergeben

Mobile Anwendungen und Datenspeicherung

Informieren Sie sich darüber, ob Sie Ihre Daten unterwegs jederzeit abrufen können. Das ermöglicht Ihnen ein unabhängiges Arbeiten und einen enormen Zeit- und Produktivitätsvorteil bei Meetings, Verhandlungen oder auch beim Kunden vor Ort. Das Fehlerrisiko lässt sich somit außerdem stark reduzieren, wenn Ihre Mitarbeiter relevante Daten direkt von unterwegs aus eingeben können. Die Daten müssen so nicht an einem Ort erfasst und später erneut ins Programm eingepflegt werden. Ob im eigenen Rechenzentrum, in der Cloud oder als Hosted-Service: ERP-Lösungen sollten in jeder Variante oder einer Kombination davon installiert werden können und dabei immer ein einheitliches System bilden. So lassen sich auch dezentrale Standorte wirtschaftlich gut integrieren.

Einführungszeit und Support

Erkundigen Sie sich, wie lange es dauert, bis Sie das System in Ihrem Unternehmen nutzen können. Beachten Sie auch die Auswirkungen einer Einführung auf das Tagesgeschäft. Haben Sie einen persönlichen Berater und können diesen auch gut erreichen oder gibt es lediglich eine Hotline-Nummer wenn Sie ein Problem haben?

Langfristige Kosten

Viele Unternehmen entscheiden sich für ein ERP System, um unter anderem auch von den Kosteneinsparungen zu profitieren. Berücksichtigen Sie aber, dass neben den Implementierungskosten auch langfristige Kosten auf Sie zukommen können. Da Ihr ERP System idealerweise mit Ihrem Unternehmen wachsen soll, sollten etwa künftige Wartungs- und Schulungskosten nicht außer Acht gelassen werden.

Fazit

Oft kann es hilfreich sein, einen ERP Berater hinzuziehen. Beachten Sie nur, dass nicht jeder Berater objektiv ist. Auch hier sollten Sie also jemanden finden, der Erfahrung hat und idealerweise mit mehreren Anbietern zusammenarbeitet. Neben Präsentationen und Workshops bieten viele Anbieter außerdem eine kostenlose Testversion an, bei der Sie das System auf Herz und Nieren prüfen können. So bekommen Sie einen Eindruck, wie sich das System in Ihrem Unternehmen einfügen würde. Und als letzter Tipp, beachten Sie nicht nur den Funktionsumfang sondern auch die soziale Komponente. Für eine zuverlässige und vertrauensvolle Zusammenarbeit sollte nicht nur das System, sondern auch der Anbieter zu Ihnen passen.

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