Ein neues ERP-System kann auf Ihr Unternehmen viele positive Auswirkungen haben. Es beeinflusst Geschäftsprozesse und interne Abläufe. Richtig eingesetzt erleichtert es tägliche Aufgaben, gibt Struktur und verbessert die Kommunikation. Das Unternehmen wird transparenter und somit zukunftssicherer. Im letzten Beitrag wurde Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie ein ERP-System in Ihrem Unternehmen einführen – angefangen von der Planung über die Auswahl und bis hin zur Umsetzung. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie das ERP-Management gestalten können, damit Ihre Investition auch Früchte trägt. Es gibt einige Erfolgsfaktoren – und auch Fehler, die Sie vermeiden sollten.
Erfolgsfaktoren werden als „Einflussgrößen und Bedingungen, die für den Erfolg und Misserfolg unternehmerischen Handelns bestimmend sind“ definiert. Kritische Erfolgsfaktoren sind dabei Faktoren „von besonders großer Bedeutung“ (Dömer 1998). Stimmen diese Faktoren, wird auch Ihr ERP-Projekt erfolgreich sein. Zweifellos gibt es unzählige Faktoren, die den Erfolg oder Misserfolg eines Projektes beeinflussen.
Sind unternehmensweite Rahmenbedingungen gegeben?
Wie gestalten Sie das ERP-Management? Zunächst einmal ist es wichtig, die Rahmenbedingungen für Ihr Projekt im Vorhinein festzuhalten – dazu zählen Ziele, Ressourcen und Kosten. Diese sollten Sie während des Projekts auf jeden Fall im Blick haben. Dazu gehört auch, Projektfortschritte regelmäßig zu dokumentieren und kommunizieren. Neben der Auswahl Ihres Projektteams ist auch die Rollenverteilung im Team selbst wichtig – für einen positiven Projektverlauf. Funktionen und Aufgaben sollten klar verteilt sein. Die Herausforderungen dabei: Das Projekt sollte nicht zur reinen Zusatzarbeit werden. Versuchen Sie, die Mitglieder des Projekts weitestgehend von ihren Linientätigkeiten zu befreien. Wahrscheinlich wird es trotzdem das ein oder andere Mal vorkommen, dass die Tage im Büro länger werden. Kleine Gesten der Anerkennung können hier zu neuer Motivation verhelfen.
Change Management: Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren
Der wohl wichtigste Aspekt, damit die neue ERP-Lösung auch zum Erfolg wird, sind Ihre Mitarbeiter. Ein funktionierendes Change Management ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren eines ERP-Projektes. Das beste ERP-System hat für Unternehmen keinen Mehrwert, wenn sich Ihre Mitarbeiter dagegen sträuben. Um dies zu verhindern, sollten Sie der Belegschaft nicht das fertig implementierte System vor die Nase setzen. Holen Sie Ihre Mitarbeiter so früh wie möglich an Bord – so können Sie sie schnell für die neue Lösung zu begeistern. Kündigen Sie die bevorstehenden Veränderungen am besten an, sobald die Einführung des neuen Systems beschlossen ist. Doch wie gelingt dies am besten?
Gutes ERP-Management: ERP-Erfolg ist Teamwork
Kündigen Sie die Transformation Schritt für Schritt an. Und zwar am besten persönlich, nicht etwa per Rundmail. So haben Ihre Mitarbeiter Zeit, sich an den Gedanken zu gewöhnen und fühlen sich nicht überfordert. Die beste Methode ist, Ihr Vorhaben und Ihre Belange offen zu kommunizieren – so können Sie außerdem Gerüchten vorbeugen und schaffen Transparenz. Dazu gehören zum Beispiel beteiligte Personen, ein Zeitplan und auch, was sich zukünftig ändern wird. Falls Sie einen ERP-Manager oder Berater hinzuziehen möchten, stellen Sie auch diesen Ihren Mitarbeitern vor. Eine Betriebsversammlung bietet beispielsweise eine gute Plattform. So sind alle Mitarbeiter anwesend und auf demselben Informationsstand. Fragen können gestellt und direkt beantwortet werden. Weiterhin sollten Sie die ERP-Einführung nicht als reines IT-Projekt darstellen. Es könnte sonst schnell den Eindruck erwecken, dass es sich nur um eine technische Umstellung handelt.
Was tun, wenn die Mitarbeiter das ERP-System ablehnen?
Wenn Ihre Mitarbeiter das neue ERP-System ablehnen, steckt in den seltensten Fällen eine böse Absicht dahinter. Vielmehr kommt die Angst vor neuen oder geänderten betrieblichen und organisatorischen Abläufen zum Vorschein: Prozesse werden transparent, Fehler schneller entdeckt und die Angst vor einer vermeintlichen Fehlbedienung steigt. Diese Angst ist nicht ganz unbegründet, denn ein modernes ERP-System bildet Prozesse automatisiert auf Basis korrekter Daten ab – gerade das macht es so effektiv. Wichtig ist also, dass Sie die Ängste Ihrer Mitarbeiter ernst nehmen und diese nicht ignorieren. Zeigen Sie die Vorteile der neuen ERP-Lösung auf, die positiven Auswirkungen, die die Umstellung auf das ganze Unternehmen hat. Machen Sie deutlich, dass es ein zukunftsorientiertes Projekt ist: Die ERP-Software sichert Arbeitsplätze und bietet neue Möglichkeiten, sich im Unternehmen einzubringen.
Wirkungsvolle Ziele formulieren – dank ERP-Management
Haben Sie die Belegschaft auf Ihrer Seite, ist es an der Zeit, Ziele zu formulieren. Nur wer Ziele hat, kann erfolgreich sein. Unklare Ziele und ungenaue Anforderungen sind einer der häufigsten Gründe, weshalb Projekte scheitern – gefolgt von Ressourcen-Mangel und zu kleinem Projektbudget.
„Strukturen und Prozesse verbessern“
Das mag ein Ziel sein, gut formuliert ist es allerdings nicht. Welche Strukturen? Welche Prozesse? Wie genau sollen sie verbessert werden? In welchem Zeitraum? Und woher weiß man, wann das Ziel erreicht ist? Wenn Sie so ein Ziel am Anfang eines Projektes definieren, ist die Wahrscheinlichkeit einer Enttäuschung über das Ergebnis groß. Gerade wenn mehrere Parteien beteiligt sind, gibt es viel Spielraum zur Interpretation.
Machen Sie Ihre Ziele SMART – mithilfe von ERP-Management
Eine klare Zielformulierung ist deshalb besonders wichtig. Die SMART-Methode besteht aus fünf Kriterien. Smarte Ziele sollten
- Spezifisch
- Messbar
- Akzeptiert
- Realistisch
- Terminiert
sein. Was das im Einzelnen bedeutet, ist nachfolgend beschrieben.
Spezifisch
Spezifische Ziele sind wichtig, damit alle Beteiligten die gleiche Vorstellung davon haben, was mit dem Projekt erreicht werden soll – und es keinen Spielraum für Interpretationen gibt. Diese fünf Fragen helfen Ihnen bei der Formulierung:
- Was genau wollen Sie erreichen?
- Warum ist das wichtig?
- Wer ist daran beteiligt?
- Wann wollen Sie ein Ergebnis haben?
- Wie planen Sie vorzugehen?
Messbar
Legen Sie Kriterien fest, an denen gemessen werden kann, ob Sie die Ziele erreicht haben. Dies können konkrete Zahlen oder Daten sein. So können Sie Fortschritte gut beurteilen – aber auch gegensteuern, wenn Sie sich zu weit von den festgelegten Zielen entfernen.
- Woran kann die Zielerreichung gemessen werden?
- Wann weiß ich, dass ich das Ziel erreicht habe?
Akzeptiert
Stellen Sie sich vor, Sie sollten an einem Ziel arbeiten, das nicht umsetzbar ist. Achten Sie darauf, dass Ihre Ziele anspruchsvoll, aber machbar sind. Andernfalls wird die Motivation schnell sinken.
- Ist das Ziel motivierend und von allen Beteiligten akzeptiert?
- Ist es durch das Projekt zu erreichen?
Realistisch
Realistische Ziele hängen eng mit der Akzeptanz zusammen. Sind Ziele realistisch, werden sie in der Regel auch akzeptiert. Sind Ziele unrealistisch formuliert, neigt man eher dazu, sie zu ignorieren. Wichtig ist hier auch, ob die Zielerreichung beeinflussbar ist.
- Haben Sie die nötigen Ressourcen?
- Ist der Zeitraum ausreichend?
Terminiert
Klare Terminvorgaben sind wichtig für Ihr Team. Aufgaben ohne Deadline werden oft nicht zeitnah umgesetzt. Aber nicht alle Ziele müssen terminiert werden. Es gibt zum Beispiel finanzielle Ziele, die unabhängig von einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden sollen.
- Bis wann soll das Ziel erreicht werden?
- Ist das Ziel innerhalb der Projektlaufzeit erreichbar?
Haben Sie ihre Ziele gefunden und festgehalten, sind Sie schon einen großen Schritt weiter. Jetzt gilt es, diese im Blick zu halten und darauf zu achten, nicht vom Weg abzukommen. Der Erfolg einer ERP-Einführung hängt nicht von der Technik ab – es sind die Menschen, die mit dem ERP-System arbeiten. Deshalb dreht sich keiner der genannten Erfolgsfaktoren um die Software selbst.
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