Eine naturgem\u00e4\u00df schwierige Situation, bei der Rollenkonflikte vorprogrammiert sind. Problematisch wird es, wenn die individuellen F\u00e4higkeiten des Mitarbeiters nicht zu dem Rollenprofil einer typischen F\u00fchrungskraft passen \u2013 oder es schlichtweg an Berufserfahrung mangelt. Sich neuen Herausforderungen zu stellen ist nat\u00fcrlich prinzipiell nichts Schlechtes. Oft resultiert diese Konfrontation aber in \u00dcberforderung, woraus sich leicht Fehlentscheidungen und Konflikte entwickeln. Gerade bei einem ERP-Projekt, in das viel Zeit und andere Ressourcen investiert werden, ist das nat\u00fcrlich kontraproduktiv. In diesem Beitrag sind einige n\u00fctzliche Tipps zusammengefasst, die Ihnen als Neuling im Projektmanagement den Start vereinfachen sollen.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Vor Projektbeginn – strukturiert an neue Aufgaben herangehen<\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n
Bevor Sie es sich nun aber anders \u00fcberlegen \u2013 mit einer guten Vorbereitung und einem guten Team k\u00f6nnen Sie Ihren Aufgaben als Projektleiter gelassen entgegensehen. Die ersten wichtigen Punkte k\u00f6nnen Sie bereits vor Projektbeginn umsetzen. Grunds\u00e4tzlich gibt es drei Bereiche, die Ihren Erfolg als Projektleiter ohne direkte Vorgesetztenfunktion beeinflussen.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
- \r\n
- die sachliche, organisatorische Managementebene<\/li>\r\n
- die menschliche, pers\u00f6nliche Kollegenebene<\/li>\r\n
- das eigene Rollenverst\u00e4ndnis<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n\r\n\r\n
Die Managementebene<\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n
Die Durchf\u00fchrung eines ERP-Projekts<\/a> ist immer eine tempor\u00e4re Doppelbelastung f\u00fcr die einzelnen Teammitglieder. Ein Umstand, dem sich jeder bewusst sein sollte, wenn er bei der Projektumsetzung mitwirken m\u00f6chte. Trotzdem ist die vor\u00fcbergehende Mehrarbeit oft die Quelle von Konflikten. Der Grund daf\u00fcr ist schnell gefunden.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Ein Beispiel zur Verdeutlichung<\/h4>\r\n\r\n\r\n\r\n
Nehmen wir an, Sie haben sich vor Beginn des Projekts nicht mit dem Abteilungsleiter Ihres Key-Users<\/a> zur Abstimmung zusammengesetzt \u2013 einfach, weil Sie nicht wussten, dass es wichtig ist. Das Projekt beginnt und Sie als Projektleiter sowie der Abteilungsleiter fordern weiterhin gleicherma\u00dfen die Aufmerksamkeit des Mitarbeiters. Sie delegieren Aufgaben an ihn, dieser ist weiterhin seinem regul\u00e4ren Vorgesetzten unterstellt und muss das normal anfallende Tagesgesch\u00e4ft ebenfalls managen. Ihrem Key-User f\u00e4llt es zunehmend schwer, die Aufgaben des Projekts mit dem Tagesgesch\u00e4ft zu vereinen und allen gerecht zu werden. Nun hat er zwei M\u00f6glichkeiten: Entweder er kommuniziert rechtzeitig, dass er \u00fcberfordert ist und Hilfe ben\u00f6tigt oder er l\u00e4sst die Situation weiterlaufen wie bisher. Dabei bleibt entweder eine Seite ganz auf der Strecke oder beide Seiten werden nur halbherzig erledigt. Am Ende sind es die Key-User, die mit Gegenwind aus der Abteilung sowie ihren Projektpartnern rechnen m\u00fcssen \u2013 und zudem viele \u00dcberstunden machen m\u00fcssen. Das Ergebnis sind meistens \u00fcberarbeitete, frustrierte Projektmitarbeiter, die sich in Zukunft sicher nicht noch einmal zur Verf\u00fcgung stellen.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Involvieren Sie die Vorgesetzten Ihrer Key-User\u00a0<\/h4>\r\n\r\n\r\n\r\n
Zum Gl\u00fcck ist dies eine Situation, die Sie einfach umgehen k\u00f6nnen. Der Schl\u00fcssel zum Erfolg lautet wie so oft: Kommunikation. Wird ein Key-User nicht ausreichend unterst\u00fctzt, geh\u00f6rt es zu Ihren Verantwortlichkeiten, sich mit dem jeweiligen Abteilungsleiter zusammenzusetzen. Suchen Sie am besten bereits vor Beginn des Projekts das Gespr\u00e4ch zum Abteilungsleiter und finden Sie gemeinsam eine L\u00f6sung. Ein Schritt, den Sie unbedingt sicherstellen sollten \u2013 denn Sie als Projektleiter verfolgen andere Ziele als die Abteilungsleiter. Unterschiedliche Interessen, Richtlinien und strittige Punkte k\u00f6nnen Sie so kl\u00e4ren, ohne es auf dem R\u00fccken der Mitarbeiter auszutragen. Um das Projekt erfolgreich umzusetzen und das Tagesgesch\u00e4ft am Laufen zu halten, m\u00fcssen alle an einem Strang ziehen \u2013 auch wenn das bedeutet, mal eine Aufgabe f\u00fcr den Kollegen zu \u00fcbernehmen oder eine Stunde l\u00e4nger zu arbeiten. Machen Sie allen Beteiligten klar, dass dies eine tempor\u00e4re Umstellung ist, die am Ende dem gesamten Unternehmen zu Gute kommt.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
\u201eDas bisschen Projektmanagement macht sich von allein\u201c<\/h4>\r\n\r\n\r\n\r\n
Gleiches gilt im \u00dcbrigen auch f\u00fcr Sie als Projektleiter. Das mag nun vielleicht \u00fcbertrieben klingen, aber ein Projekt zu leiten ist sozusagen ein Fulltime-Job. Ein ERP-Projekt muss kontinuierlich gemanagt werden und ben\u00f6tigt viel Aufmerksamkeit und Koordination: Sie stehen in st\u00e4ndigem Kontakt und Austausch mit Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung, Key-Usern, Abteilungsleitern und dem Kunden.<\/p>\r\n
![\"frischgebackene-projektleiter\"](\"https:\/\/stage.timeline-erp.de\/wp-content\/uploads\/frischgebackene-projektleiter.jpg\")
<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\nDie Kollegenebene<\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n
Machen Sie sich fr\u00fchzeitig mit Ihrem Projektteam vertraut<\/h4>\r\n\r\n\r\n\r\n
Damit Sie Ihre Aufgaben als Projektleiter gut und gewissenhaft durchf\u00fchren k\u00f6nnen, sollten Sie sich vorher mit den einzelnen Teammitgliedern auseinandersetzen. Falls Sie die M\u00f6glichkeit haben, versuchen Sie bei der Zusammensetzung des Teams<\/a> mitzuwirken. Es ist Teil der F\u00fchrung, die St\u00e4rken und Schw\u00e4chen einzelner Mitarbeiter zu beobachten und ihnen Raum zur Weiterentwicklung zu bieten. Nur wenn Sie Ihr Team gut kennen, k\u00f6nnen Sie gezielt Aufgaben verteilen und das Team koordinieren. Fragen, die Sie sich stellen k\u00f6nnen:<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
- \r\n
- Was sind die St\u00e4rken und Schw\u00e4chen meiner Key-User?<\/li>\r\n
- Wie sind die Beziehungen der Key-User zu Ihren Kollegen?<\/li>\r\n
- Wo liegen fachliche Kompetenzen?<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n\r\n\r\n
Gerade wenn Sie mit Kollegen zusammenarbeiten, mit denen Sie sonst vielleicht weniger zu tun haben, macht ein Kick-Off-Termin Sinn. So k\u00f6nnen Sie sich vor Projektbeginn zusammensetzen und alle miteinander bekannt machen.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Das eigene Rollenverst\u00e4ndnis<\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n
Der bereits weiter oben angesprochene Rollenkonflikt ist die wohl schwierigste Herausforderung, die Sie als Projektleiter meistern m\u00fcssen. Es gibt unz\u00e4hlige M\u00f6glichkeiten und Arten der Steuerung eines Teams. Welche gibt es und wie findet man die Richtige? Im Grunde strahlt jemand in Ihrer Position schon eine gewisse Grundautorit\u00e4t und Kompetenz aus. Sie k\u00f6nnen entweder alles bis ins kleinste Detail erkl\u00e4ren und jede Entscheidung rechtfertigen \u2013 oder Ihr Team einfach vor vollendete Tatsachen stellen. Sie k\u00f6nnen sich Ihren Kollegen wie gewohnt auf Augenh\u00f6he n\u00e4hern, als Coach auftreten oder einfach nur plumpe Anweisungen geben. Was Sie sich dabei unbedingt vor Augen halten sollten: Im Alltag arbeiten Sie auf Augenh\u00f6he miteinander, erledigen wom\u00f6glich gleiche oder \u00e4hnliche Aufgaben. Durch die Rolle als Projektleiter steigen Sie, wenn auch nur auf Zeit, auf der Hierarchieleiter automatisch eine Ebene nach oben. Sie nehmen eine Art Vorgesetztenfunktion ein. Nutzen Sie diese Situation nun aus und verteilen lediglich Anweisungen, werden Sie bei Ihren Kollegen nicht gerade mit Sympathie punkten \u2013 und Ihre Akzeptanz ist sicherlich schnell beeintr\u00e4chtigt.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Projekterfolg vs. Kollegenbeziehung<\/h4>\r\n\r\n\r\n\r\n
Der Wunsch eines jeden Projektverantwortlichen ist nat\u00fcrlich Teamarbeit unter Mitarbeitern, um das Projekt z\u00fcgig \u00fcber die B\u00fchne zu bringen. Darauf k\u00f6nnen und sollten Sie sich aber nicht verlassen. Im Zweifelsfall m\u00fcssen Sie durchgreifen k\u00f6nnen, um das Projekt und die Mitarbeiter wieder auf die richtige Bahn lenken. Am Ende des Tages sind Sie f\u00fcr die Erreichung und den Erfolg des Projekts verantwortlich. Erfolg wird daran gemessen, ob Sie die Projektziele termingerecht und unter Einhaltung des Budgets umgesetzt haben. Wie die Mitarbeiter Sie oder Ihre Methoden dabei finden, spielt im Endeffekt keine Rolle. Es gibt aber auch noch einen Arbeitsalltag nach dem Projekt \u2013 und sicherlich w\u00fcnschen Sie sich auch weiterhin eine gute Beziehung zu den Kollegen. Wie sollten Sie nun am besten mit der Situation umgehen?<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Finden Sie eine gute Balance<\/h4>\r\n\r\n\r\n\r\n
Wahrscheinlich befinden Sie sich in einer ungewohnten Situation und es f\u00e4llt Ihnen schwer, Anweisungen zu geben. Versuchen Sie, einen Kompromiss zu finden, mit dem alle Beteiligten zufrieden sind. Machen Sie deutlich, dass Sie Ihre Aufgabe gut machen m\u00f6chten \u2013 und dass es nun mal dazu geh\u00f6rt, Aufgaben an andere zu delegieren. Bleiben Sie dabei authentisch und gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Versuchen Sie Ihr Team f\u00fcr das Projekt zu begeistern und eine gute Atmosph\u00e4re zu erzielen. Sehen Sie sich als eine Art Moderator, der die Verantwortung f\u00fcr die Ergebnisse tr\u00e4gt. Eine Regel, die dabei wirklich immer gilt: Egal wie gestresst Sie sind, behandeln Sie jeden Mitarbeiter mit Respekt \u2013 ohne Ausnahme.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Wichtige Bereiche und Basiswissen<\/h4>\r\n\r\n\r\n\r\n
Mit diesen definierten Bereichen sollten Sie sich vor Projektbeginn au\u00dferdem auseinandersetzen:<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
- \r\n
- Ablauf- und Terminplanung<\/li>\r\n
- Kostenplanung<\/li>\r\n
- Risikomanagement<\/li>\r\n
- Projektcontrolling<\/li>\r\n
- Projektorganisation und -dokumentation<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n\r\n\r\n
Die Umsetzungsphase – was sollten Sie sonst noch beachten?<\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n
Formulieren Sie klare Ziele<\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n
Nur wer Entscheidungen trifft und wei\u00df, wohin er will, kann auch dort ankommen. Besprechen Sie so detailliert wie m\u00f6glich mit dem Kunden, welche Anforderungen er an das Projekt hat. Gerade bei sehr technikorientierten Projekten wie einer ERP-Einf\u00fchrung ist dies schwierig: Der Kunde hat oft wenig Vorstellung von den technischen Optionen. Eine gute M\u00f6glichkeit, diese verst\u00e4ndlich aufzuzeigen, ist zum Beispiel ein Workshop. Sie sollten Projektziele und Meilensteine aber nicht nur mit dem Kunden, sondern auch vorab im Team besprechen. Was sollte bis wann erledigt sein? Welche Zwischenziele gibt es? Laufen Sie nicht ohne Plan los, sondern erarbeiten Sie einen klaren Auftrag mit klaren Zielen und notwendigen Zeitvorgaben. Wie Sie konkrete Ziele definieren, lesen Sie hier<\/a>.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Delegieren Sie als Projektleiter Aufgaben<\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n
Als Projektleiter hat man oft das Gef\u00fchl, alles selbst machen zu m\u00fcssen. Dabei sollte Arbeit in Projekten immer Teamwork sein. Wer sich zu viel zumutet und die Kontrolle nicht abgeben kann, riskiert schnell eine Situation der \u00dcberforderung. Wie weiter oben bereits erw\u00e4hnt, sollten Sie als Projektleiter die St\u00e4rken und Schw\u00e4chen einzelner Teammitglieder kennen. Dementsprechend sinnvoll k\u00f6nnen Sie die Aufgaben verteilen. Dabei sollten Sie darauf achten, dass diese termingerecht, effizient und vollst\u00e4ndig erledigt werden. Formulieren Sie klar die Aufgabe und das Ergebnis, das Sie erwarten. Es ist nicht Ihre Aufgabe, sich danach noch einzumischen oder die Aufgabe gar selbst zu erledigen. Was nat\u00fcrlich nicht hei\u00dfen soll, dass Sie kein offenes Ohr mehr haben sollen, falls es Probleme gibt. Arbeit zu delegieren hat einige Vorteile. Es hilft Ihnen dabei, sich selbst zu entlasten und nicht in Stress zu geraten. Sie k\u00f6nnen sich auf Ihre eigenen Aufgaben fokussieren und bieten anderen die Chance zu lernen. Sie k\u00f6nnen nicht in allen Bereichen ein Experte sein. Nutzen Sie das fachliche Potenzial der gesamten Gruppe, so kann jeder tun, was er am besten kann.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Kommunizieren Sie Erfolge und Probleme<\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n
Um eines vorwegzunehmen: Egal wie gut Sie alles planen und vorbereiten \u2013 die Wahrscheinlichkeit, dass Sie im Laufe des Projekts vor einem Problem stehen und nicht weiter wissen, ist recht gro\u00df. Nun hei\u00dft es: den Kopf nicht in den Sand stecken. Probleme sollten Sie direkt offen im Team kommunizieren. Oft ist es so, dass ein ausgesprochenes Problem schnell keines mehr ist. Sie k\u00f6nnen nicht alles wissen. Die Chance, dass jemand eine passende L\u00f6sung f\u00fcr das Problem kennt, ist im Team viel gr\u00f6\u00dfer. Zudem motiviert ein gemeinsam gel\u00f6stes Problem das ganze Team. Neben Problemen sollten Sie aber nat\u00fcrlich auch gute Leistungen und Meilensteine loben, im Team sowie beim Kunden.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Setzten Sie sich mit den Risiken auseinander<\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n
Was, wenn der Key-User pl\u00f6tzlich krank wird oder der Kunde unzufrieden ist? Was, wenn die Einf\u00fchrung nicht termingerecht umgesetzt werden kann oder der Server abst\u00fcrzt? Diese oder \u00e4hnliche Fragen k\u00f6nnten Ihnen als Projektleiter schlaflose N\u00e4chte bereiten. Ein ERP-Projekt bedeutet immer Chance und Risiko zugleich. Risiken geh\u00f6ren zum Projektalltag dazu, Sie k\u00f6nnen sie nicht ausschlie\u00dfen. Was Sie aber tun k\u00f6nnen, ist sich ihrer bewusst zu sein. Vor Beginn des Projekts sollten Sie sich Gedanken dar\u00fcber machen, welche fachlichen Worst-Case-Szenarien eintreten k\u00f6nnten. Fragen, die Sie sich stellen k\u00f6nnen:<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
- \r\n
- Was ist die schlimmste anzunehmende Situation, die eintreten kann?<\/li>\r\n
- Welche Probleme k\u00f6nnen sonst noch auftreten?<\/li>\r\n
- Welche Auswirkungen haben die Probleme auf das Projekt?<\/li>\r\n
- Ist es m\u00f6glich, die Eintrittswahrscheinlichkeit zu senken?<\/li>\r\n
- Welche Schritte muss ich einleiten, sollte das Problem eintreten?<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n\r\n\r\n
Risiken sollten Sie immer in der Termin- und Kostenplanung kalkulieren. Ein aktiver Umgang mit Risiken bringt Ihnen Sicherheit.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Planen Sie die Kommunikation untereinander<\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n
Bei schlecht organisierten Projekten kommt es vor, dass Arbeit doppelt oder gar nicht erledigt wird \u2013 oder man nicht genau wei\u00df, wer f\u00fcr was verantwortlich ist. Besonders effizient ist das nicht. Besonders dann nicht, wenn man ein begrenztes Zeitfenster hat. Auch hierf\u00fcr gibt es eine simple L\u00f6sung. Fertigen Sie eine Liste an, die jedem zug\u00e4nglich ist. Diese Punkte k\u00f6nnte Ihre Liste beinhalten:<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
- \r\n
- Welche Personen sind am Projekt beteiligt?\r\n
- \r\n
- Welche Funktion haben diese Personen im Projekt?<\/li>\r\n
- Wie kann man die Personen erreichen? Wie wird generell untereinander kommuniziert?<\/li>\r\n
- Wer ist Ansprechpartner bei Fragen und Problemen?<\/li>\r\n<\/ul>\r\n<\/li>\r\n
- Wer hat welche Aufgaben und bis wann m\u00fcssen diese erledigt sein?<\/li>\r\n
- Wann finden Meetings statt?\r\n
- \r\n
- Welche Punkte werden beim Meeting besprochen?<\/li>\r\n
- Wer dokumentiert die besprochenen Punkte?<\/li>\r\n
- Muss jeder an dem Meeting teilnehmen?<\/li>\r\n<\/ul>\r\n<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n\r\n\r\n
Sind Aufgaben visuell konkret zugeteilt und f\u00fcr alle einsehbar festgehalten, neigen Menschen dazu, diese auch zeitnah und gewissenhafter zu erledigen. Niemand m\u00f6chte derjenige sein, dem alle hinterherlaufen m\u00fcssen und auf den man sich nicht verlassen kann.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Nach dem Projekt ist vor dem Projekt<\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n
Die Projektbeteiligten fiebern dem Stichtag entgegen. Man k\u00f6nnte also meinen, dass das Projekt nach erfolgreicher Umsetzung aller Phasen auch tats\u00e4chlich einen Abschluss findet. Sie als Projektleiter haben danach allerdings noch einige Schritte zu erledigen. So sollten Sie beispielsweise dokumentieren, ob sich der Aufwand aus wirtschaftlicher Sicht gelohnt hat und alle wichtigen Ergebnisse festhalten.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Fazit: Aufgaben eines Projektleiters<\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n
Wie Sie merken, k\u00f6nnen Sie einige Punkte bereits vor Projektbeginn angehen. Auch wenn Sie die Rolle des Projektleiters haben, m\u00fcssen Sie sich nicht allen Aufgaben allein stellen. Besonders wichtig ist die Beziehung zwischen Ihnen und der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung. Diese muss hinter dem Projekt stehen und Ihnen bei Problemen den R\u00fccken st\u00e4rken. Ohne deren Unterst\u00fctzung wird es f\u00fcr Sie schwer, dem Team gegen\u00fcber eine Autorit\u00e4t zu entwickeln. Versuchen Sie aber nicht, das ERP-Projekt strikt nach Anweisung der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung durchzuf\u00fchren. Dies bringt mit hoher Wahrscheinlichkeit Probleme und Widerst\u00e4nde durch die Belegschaft. Sie sind sich noch unsicher? Dann k\u00f6nnten Sie sich beispielsweise durch Schulungen oder Seminare die wichtigsten Grundlagen aneignen, ehe Sie die Projektleitung \u00fcbernehmen.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Sie m\u00f6chten mehr zum Thema Projektleitung oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht \u00fcber das Kontaktformular<\/a>, schreiben an info@timeline.de<\/a> oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200<\/strong>. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!<\/p>\r\n\r\n\r\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Aufgaben als Projektleiter: Ein Leitfaden f\u00fcr frischgebackene Leiter Erfahrungsgem\u00e4\u00df ist es so, dass ein berufserfahrener Mitarbeiter die Leitung eines ERP-Projekts \u00fcbernimmt. Dies hat nat\u00fcrlich einige Vorteile. Er verf\u00fcgt \u00fcber ein gutes Fachwissen und ist mit den bereichsinternen Abl\u00e4ufen \u2013 und Aufgaben als Projektleiter \u2013 bestens vertraut. Au\u00dferdem kann er seine Kollegen gut einsch\u00e4tzen und somit […]<\/p>\n","protected":false},"author":6,"featured_media":254145,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","format":"standard","categories":[6167],"tags":[6014,5876,5873],"wissenswertes":[5990],"yoast_head":"\n
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