{"id":249311,"date":"2020-12-07T13:51:25","date_gmt":"2020-12-07T12:51:25","guid":{"rendered":"https:\/\/www.timeline-erp.de\/?post_type=blog&#038;p=249311"},"modified":"2023-08-07T15:27:37","modified_gmt":"2023-08-07T13:27:37","slug":"warum-ist-eine-anforderungsanalyse-so-wichtig","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/stage.timeline-erp.de\/de\/blog\/warum-ist-eine-anforderungsanalyse-so-wichtig\/","title":{"rendered":"Warum ist eine Anforderungsanalyse so wichtig?"},"content":{"rendered":"<p><strong>Ein neues ERP-System wird in folgenden F\u00e4llen eingef\u00fchrt: Wenn entweder noch keines im Einsatz ist oder das bisherige System den Anforderungen nicht weiter gerecht wird. Viele Unternehmen begeben sich meist direkt auf die Suche nach einem geeigneten ERP-Anbieter. Doch oftmals werden spezifische Anforderungen an das System in dieser Phase oft nicht genauer beachtet und hinterfragt \u2013 ebenso wenig wie die unternehmerischen Kriterien und Ziele, die man k\u00fcnftig verfolgt. <\/strong><strong>Aber wie wollen Sie herausfinden, welches ERP-System am besten zu Ihnen passt? Vor allem, wenn Sie sich nicht mit den eigenen Prozessen auseinandersetzen? Die Konsequenz zeigt sich h\u00e4ufig w\u00e4hrend der Umsetzung \u2013 Probleme, die hier entstehen, sind nicht selten auf eine schlechte Vorbereitung zur\u00fcckzuf\u00fchren. Der erste Schritt sollte deshalb immer sein, eine qualitativ hochwertige Anforderungsanalyse zu erstellen. In diesem Beitrag haben wir alle wichtigen Informationen rund um das Thema Anforderungsanalyse f\u00fcr Sie zusammengetragen.<\/strong><\/p>\n<h2>Was ist \u00fcberhaupt eine Anforderungsanalyse?<\/h2>\n<p>Bevor wir dar\u00fcber sprechen, wie Sie am besten eine Anforderungsanalyse anfertigen, sollten wir erst ein paar Fragen kl\u00e4ren: Was versteht man darunter genau und warum wendet man sie eigentlich an? Eine Anforderungsanalyse wird h\u00e4ufig in der Informatik durchgef\u00fchrt, kann aber auch in vielen anderen Bereichen Anwendung finden. Bei der Einf\u00fchrung eines ERP-Systems eignet sie sich allerdings besonders gut. Durch eine ausf\u00fchrliche Anforderungsanalyse k\u00f6nnen Sie Anpassungen im sp\u00e4teren Projektverlauf deutlich reduzieren. Das <a href=\"\/de\/blog\/kostentreiber-einer-erp-einfuehrung\/\">spart nat\u00fcrlich nicht nur Zeit und Geld<\/a>, sondern schont auch alle anderen eingesetzten Ressourcen. Bei einer Anforderungsanalyse handelt es sich um ein Dokument, welches noch vor der eigentlichen ERP-Auswahl angefertigt wird. Der Sinn und Zweck dahinter: Vor dem Start des ERP-Projekts sollten Sie sich ausf\u00fchrlich mit der Anforderung an das neue System auseinanderzusetzen. Diese sollten Sie anschlie\u00dfend verst\u00e4ndlich dokumentieren. Auch zuk\u00fcnftige Ziele sowie die Strategie des Unternehmens sollten dabei ber\u00fccksichtigt werden.<\/p>\n<p><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-249317 size-full\" src=\"https:\/\/stage.timeline-erp.de\/wp-content\/uploads\/anforderungsanalyse-projektteam.jpg\" alt=\"anforderungsanalyse-erstellen-projektteam\" width=\"1920\" height=\"1280\" \/><\/p>\n<p>Eine Anforderungsanalyse f\u00fcr eine Software wird aber nicht nur ben\u00f6tigt, um die reinen Anforderungen festzuhalten. So l\u00e4sst sich ermitteln, ob die gew\u00fcnschten Anforderungen technisch und wirtschaftlich \u00fcberhaupt umgesetzt werden k\u00f6nnen. In der Praxis ist es h\u00e4ufig so, dass Probleme, die im <a href=\"\/de\/blog\/gutes-projektteam\/\">Projektverlauf<\/a> auftreten, im Nachhinein auf Analysefehler zur\u00fcckgef\u00fchrt werden k\u00f6nnen. Alle gesammelten Informationen sollten deshalb im Vorhinein auf Machbarkeit und Risiko gepr\u00fcft werden. Es gibt verschiedene M\u00f6glichkeiten und Methoden, eine solche Analyse durchzuf\u00fchren. Dazu z\u00e4hlen unter anderem verschiedene Tools, die die Anforderungen analysieren, dokumentieren und verwalten. Die Ergebnisse werden in der Regel anschlie\u00dfend detailliert in ein Lastenheft \u00fcbertragen. Zu einem sp\u00e4teren Zeitpunkt werden sie in Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter zu einem Pflichtenheft erweitert. Bei einer Anforderungsanalyse unterscheidet man zwischen <strong>funktionalen<\/strong> und <strong>nichtfunktionalen<\/strong> Anforderungen:<\/p>\n<h3>Funktionale Anforderungen<\/h3>\n<p>Bei den funktionalen Anforderungen handelt es sich um spezifische Kriterien, die dem Projekt direkt zugeordnet werden k\u00f6nnen:<\/p>\n<ul>\n<li>Was soll das System leisten?\n<ul>\n<li>Auf pr\u00e4zise Formulierungen achten\n<ul>\n<li>Beispiel: \u201eDas ERP-System sollte mindestens 1500 Bestellungen pro Tag verarbeiten k\u00f6nnen.\u201c<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Welche Dienste soll es anbieten?<\/li>\n<li>Eingaben, Verarbeitungen, Ausgaben, Zugriff<\/li>\n<li>Verhalten in bestimmten Situationen\n<ul>\n<li>Gegebenenfalls: Was soll es explizit nicht tun?<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Nichtfunktionale Anforderungen<\/h3>\n<p>Bei den nichtfunktionalen Anforderungen handelt es sich um Kriterien, die dem Projekt nicht direkt zugeordnet werden k\u00f6nnen. Das liegt daran, dass sie nicht nur im ERP-Projekt selbst Anwendung finden. Sie k\u00f6nnen auch auf andere Projekte und Vorhaben \u00fcbertragen werden:<\/p>\n<ul>\n<li>Wie soll das System oder einzelne Funktionen arbeiten (Eigenschaften)?<\/li>\n<li>Welche Qualit\u00e4tsanforderungen haben Sie in Bezug auf\n<ul>\n<li>Performanz, Zuverl\u00e4ssigkeit oder Wartbarkeit?<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Anforderungen an die Benutzbarkeit des Systems<\/li>\n<li>Technische Anforderungen<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Warum sollte man eine Anforderungsanalyse durchf\u00fchren?<\/h2>\n<p>Dass eine Anforderungsanalyse der erste Schritt sein sollte, ein ERP-System einzuf\u00fchren, haben wir nun gekl\u00e4rt. Aber warum eigentlich? Ist es nicht viel einfacher, direkt einen Anbieter zu suchen, um keine wertvolle Zeit zu verlieren? Eine <a href=\"\/de\/blog\/wasserfall-methode-oder-agile-erp-einfuehrung\/\">ERP-Einf\u00fchrung<\/a> scheitert in den seltensten F\u00e4llen daran, dass sich kein passender Anbieter finden l\u00e4sst. Die Systeme sind mittlerweile auf die unterschiedlichsten Branchen, Unternehmensgr\u00f6\u00dfen und Gesch\u00e4ftsbereiche ausgerichtet \u2013 so l\u00e4sst sich f\u00fcr jeden eine passende L\u00f6sung finden. Zumal individuelle und spezifische Anpassungen jederzeit m\u00f6glich sind.<\/p>\n<h3>Eine schlechte Vorbereitung ohne Anforderungsanalyse bringt ERP-Projekte zum Scheitern<\/h3>\n<p>Eine schlechte Vorbereitung aufgrund mangelnder Kommunikation und Dokumentation ist schon eher ein Grund daf\u00fcr, dass ein <a href=\"\/de\/blog\/aus-welchen-gruenden-scheitert-ein-erp-projekt\/\">ERP-Projekt scheitert<\/a>. Je komplexer ein Projekt ist und je mehr Menschen involviert sind, desto schwieriger ist auch die Kommunikation untereinander. Deshalb ist es gerade bei einem ERP-Projekt besonders wichtig, alle relevanten Punkte so detailliert wie m\u00f6glich festzuhalten. Das Budget und der Aufwand f\u00fcr eine ausf\u00fchrliche Anforderungsanalyse werden jedoch gerne schmal gehalten. Fehler, die erst im Laufe des Projekts entdeckt und anschlie\u00dfend korrigiert werden m\u00fcssen, sind wesentlich aufwendiger zu beheben \u2013 und zudem mit mehr Kosten verbunden.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-249320 size-full\" src=\"https:\/\/stage.timeline-erp.de\/wp-content\/uploads\/anforderungsanalyse-projektteam-2.jpg\" alt=\"projektteam-besprechung\" width=\"1920\" height=\"1280\" \/><\/p>\n<h3>Vorteile einer Anforderungsanalyse<\/h3>\n<p>Klar, eine hochwertige Analyse kostet vor allem Zeit und Geld, ist aber wichtig f\u00fcr den weiteren Projektverlauf. Mit ihr legen Sie sozusagen das Fundament f\u00fcr alle zuk\u00fcnftigen Entscheidungen, die das <a href=\"\/de\/blog\/eigenschaften-projektleiter\/\">ERP-Projekt<\/a> betreffen. Sie dient als Basis f\u00fcr weitere Schritte, wie zum Beispiel die Systemarchitektur, Vertragsgestaltungen oder auch die Kommunikation untereinander. Die Anforderungsanalyse hilft Ihnen somit, das Projekt gr\u00f6\u00dfentechnisch besser einzusch\u00e4tzen. Sehen Sie es als eine gute Gelegenheit, das eigene Unternehmen mit allen Strukturen und Prozessen einmal neu zu analysieren \u2013 und sich vielleicht auch zu fragen, ob es Bereiche gibt, die man k\u00fcnftig optimieren k\u00f6nnte.<\/p>\n<p>Ein weiterer Vorteil ist, dass eine Anforderungsanalyse dabei hilft, den \u00dcberblick zu behalten und einen gemeinsamen Konsens zu schaffen. Jede Abteilung hat vermutlich anderen Input und folglich andere Anforderungen an das System. Diese sollten unbedingt aufeinander abgestimmt und angepasst werden, um Chaos und unn\u00f6tige Features zu vermeiden. Nicht zuletzt hilft sie nat\u00fcrlich auch dabei, die <a href=\"\/de\/blog\/diese-tipps-helfen-ihnen-bei-der-erp-auswahl\/\">weitere ERP-Auswahl n\u00e4her einzugrenzen<\/a>.<\/p>\n<h2>Was sollte in einer Anforderungsanalyse enthalten sein?<\/h2>\n<p>Was genau in der Anforderungsanalyse enthalten sein sollte, kann man nicht pauschal sagen. Die Inhalte richten sich stark nach Ihrem individuellen Projekt. Folgende Punkte sind also kein Muss, sondern eher eine Richtlinie, an der Sie sich orientieren k\u00f6nnen.<\/p>\n<h3>Anforderungsermittlung<\/h3>\n<p>Zun\u00e4chst sollten Sie alle funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen, die mit dem ERP-Projekt in Verbindung stehen, sammeln und notieren. Dies gelingt am besten durch Anwendergespr\u00e4che. Binden Sie Ihre Mitarbeiter unbedingt in den Prozess mit ein. Diese haben in der Regel den besten Blick auf die tats\u00e4chlichen Abl\u00e4ufe und Prozesse in ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich. Wenn Sie bereits ein Lastenheft aus einem vorherigen Projekt haben, k\u00f6nnen Sie auch auf dieses zur\u00fcckgreifen.<\/p>\n<h3>Anforderungsanalyse<\/h3>\n<p>Im n\u00e4chsten Schritt sollten Sie die gesammelten Informationen auswerten, klassifizieren und detailliert auf Vollst\u00e4ndigkeit pr\u00fcfen. Vergleichen Sie sie dann mit anderen Anforderungen, um thematisch \u00e4hnliche W\u00fcnsche zusammenzufassen.<\/p>\n<h3>Anforderungsbeschreibung<\/h3>\n<p>Wenn Sie alle Anforderungen gesammelt und analysiert haben, sollten Sie diese so detailliert wie m\u00f6glich in einem Dokument zusammenfassen. Damit die Informationen auch f\u00fcr Au\u00dfenstehende verst\u00e4ndlich sind, ist es ratsam, einzelne Anwendungsf\u00e4lle zu beschreiben. Aussagen wie \u201eDieser Prozess ist doch selbstverst\u00e4ndlich, das brauchen wir nicht zu dokumentieren\u201c sollten Sie unbedingt vermeiden. Hier ist der Interpretationsspielraum nat\u00fcrlich sehr gro\u00df.<\/p>\n<h3>Anforderungsrevision<\/h3>\n<p>Die dokumentierten Anforderungen sollten Sie zu einem sp\u00e4teren Zeitpunkt noch einmal \u00fcberpr\u00fcfen. Und falls sich die Anforderungen ge\u00e4ndert haben<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0 <\/span>gegebenenfalls anpassen. Dieser Schritt ist nicht unbedingt notwendig, aber ratsam, um den gesamten Prozess kontinuierlich im Blick zu haben.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-249323 size-full\" src=\"https:\/\/stage.timeline-erp.de\/wp-content\/uploads\/anforderungsanalyse-projektteam-1.jpg\" alt=\"anforderungsanalyse-projektteam\" width=\"1920\" height=\"1280\" \/><\/p>\n<p>Neben den Anforderungen sollten aber auch andere Punkte dokumentiert werden. Beschreiben Sie allgemein Ihr Vorhaben und definieren Sie Ihre Ziele. Was erwarten Sie von der Software? Auch der derzeitige Zustand sollte beschrieben werden. Vor allem dann, wenn bereits ein ERP-System im Einsatz ist, mit dem Sie nicht zufrieden sind. Last but not least: Definieren Sie auch unternehmensinterne Begriffe, die nicht f\u00fcr jeden selbstverst\u00e4ndlich sind, um Missverst\u00e4ndnisse zu vermeiden. Aus diesen Informationen ergibt sich letztendlich eine ausf\u00fchrliche Anforderungsanalyse und gute Basis f\u00fcr die weiteren Schritte.<\/p>\n<h3>Zusammenfassung der Anforderungsanalyse<\/h3>\n<ul>\n<li><strong>Anforderungen<\/strong> sammeln und dokumentieren\n<ul>\n<li>funktionale Anforderungen<\/li>\n<li>nichtfunktionale Anforderungen<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><strong>Zielsetzung<\/strong> definieren<\/li>\n<li><strong>Allgemeine Beschreibung<\/strong> des Vorhabens<\/li>\n<li><strong>Ist-Zustand<\/strong> beschreiben<\/li>\n<li><strong>Soll-Zustand<\/strong> beschreiben\n<ul>\n<li>Was erwarten Sie von der Software?<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Abk\u00fcrzungen sowie <strong>Fachsprache definieren<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<h2>Herangehensweise einer Anforderungsanalyse &#8211; so sammeln Sie alle wichtigen Informationen<\/h2>\n<p>Leider gibt es auch hier keinen einheitlichen oder vorgeschriebenen Weg, an dem Sie sich orientieren k\u00f6nnen. Wir k\u00f6nnen Ihnen aber hilfreiche Tipps und Methoden mit an die Hand geben, um keine wichtigen Informationen zu vergessen. Wie weiter oben bereits erw\u00e4hnt, sollten Sie damit beginnen, zun\u00e4chst alle wichtigen Informationen zu sammeln. Daf\u00fcr gibt es verschiedene M\u00f6glichkeiten:<\/p>\n<h3>Brainstorming<\/h3>\n<p>Gemeinsames Brainstorming eignet sich nat\u00fcrlich sehr gut, um in kurzer Zeit viele unterschiedliche Sichtweisen zu h\u00f6ren und Informationen zusammenzutragen. Setzen Sie sich dazu mit Mitarbeitern unterschiedlicher T\u00e4tigkeitsbereiche und Abteilungen zusammen. Jeder hat dann die M\u00f6glichkeit zu \u00e4u\u00dfern, was er sich von dem neuen System erhofft. Sie werden recht schnell merken, dass sich einige W\u00fcnsche \u00fcberschneiden und andere weit auseinandergehen. Wichtig ist, im n\u00e4chsten Schritt alle genannten Anforderungen zu selektieren und zusammenzufassen. So sehen Sie recht schnell, welche Anforderungen wichtig sind und welche Sie vielleicht erst einmal im Hinterkopf behalten.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-249326 size-full\" src=\"https:\/\/stage.timeline-erp.de\/wp-content\/uploads\/anforderungsanalyse-daten-sammeln.jpg\" alt=\"anforderungsanalyse-informationen-sammeln\" width=\"1920\" height=\"1280\" \/><\/p>\n<h3>Beobachtung<\/h3>\n<p>Bei dieser Methode k\u00f6nnen Sie beispielsweise einen oder mehrere Mitarbeiter aus unterschiedlichen T\u00e4tigkeitsbereichen bei der t\u00e4glichen Arbeit begleiten. Dies ist zwar sehr zeitintensiv, aber auch aufschlussreich. Sie erhalten so einen guten Einblick in das Tagesgesch\u00e4ft und k\u00f6nnen besser beurteilen, welche Anforderungen wirklich wichtig sind. Au\u00dferdem k\u00f6nnen Sie im direkten Gespr\u00e4ch gezielte Fragen stellen. Wichtig hierbei ist, dass Sie sich nicht im Detail verlieren, sondern das gro\u00dfe Ganze betrachten.<\/p>\n<h3>Berichten<\/h3>\n<p>Diese Methode ist \u00e4hnlich zu der vorherigen mit dem Unterschied, dass der entsprechende Mitarbeiter seine T\u00e4tigkeit selbst dokumentiert. Dies ist f\u00fcr Sie selbst mit weniger Arbeit verbunden. Der Nachteil ist allerdings, dass die Ansicht des Mitarbeiters immer subjektiv ist \u2013 und klare Vorgaben sowie eine hohe Motivation der Mitarbeiter voraussetzt.<\/p>\n<h3>Frageb\u00f6gen<\/h3>\n<p>Diese Methode eignet sich besonders gut bei gro\u00dfen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern. Hierzu verteilen Sie einfach Frageb\u00f6gen an die Mitarbeiter oder Verantwortlichen der einzelnen Abteilungen. Achten Sie jedoch darauf, dass die Fragen klar formuliert sind. Ansonsten kann es zu Verst\u00e4ndnisproblemen und unterschiedlichen Auffassungen kommen, die nicht direkt besprochen werden k\u00f6nnen. Beachten Sie au\u00dferdem, dass die Auswertung der Fragen wahrscheinlich recht zeitintensiv ist \u2013 je nachdem wie viele Mitarbeiter an der Befragung teilnehmen.<\/p>\n<h3>Interviews<\/h3>\n<p>Diese Herangehensweise ist \u00e4hnlich zu der Vorherigen. Der Unterschied: Sie befragen die Mitarbeiter aus den verschiedenen Bereichen direkt, um unterschiedliche Sichtweisen zu erhalten. Auch diese Methode ist sehr zeitaufwendig, jedoch k\u00f6nnen Fragen und Probleme direkt besprochen werden.<\/p>\n<h2>Fazit der Anforderungsanalyse<\/h2>\n<p>Achten Sie darauf, die Anforderungsanalyse immer angepasst an das eigene Unternehmen durchzuf\u00fchren. Nicht jede Methode eignet sich f\u00fcr jedes Unternehmen. Wichtig ist, das Projekt von allen Seiten zu betrachten. So \u00fcbersehen Sie keine Anforderungen und ziehen alle W\u00fcnsche in Betracht. Achten Sie deshalb darauf, neben den eigenen W\u00fcnschen auch die Sichtweisen der zuk\u00fcnftigen Nutzer zu ber\u00fccksichtigen. Sie sind schlie\u00dflich diejenigen, die im Alltag mit der Software arbeiten. Wenn Sie sich dennoch unsicher sind, wie Sie am besten vorgehen sollen, k\u00f6nnen Sie auch einen externen Berater hinzuziehen. Dieser kann neue Perspektiven aufzeigen und sch\u00fctzt vor Betriebsblindheit.<\/p>\n<p>Sie wollen mehr zum Thema Anforderungsanalyse oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht \u00fcber das <a href=\"\/de\/kontakt\/vertrieb-kontaktieren\/\">Kontaktformular<\/a>, schreiben an <a href=\"mailto:info@timeline.de\">info@timeline.de<\/a> oder kontaktieren unser Sales-Team unter <strong>+49 212 230 35 200<\/strong>. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ein neues ERP-System wird in folgenden F\u00e4llen eingef\u00fchrt: Wenn entweder noch keines im Einsatz ist oder das bisherige System den Anforderungen nicht weiter gerecht wird. 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