{"id":7347,"date":"2018-10-18T13:56:08","date_gmt":"2018-10-18T11:56:08","guid":{"rendered":"https:\/\/www.timeline-neo.de\/?p=7347"},"modified":"2023-08-07T15:29:24","modified_gmt":"2023-08-07T13:29:24","slug":"dms-software","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/stage.timeline-erp.de\/de\/blog\/dms-software\/","title":{"rendered":"DMS-Software – Effiziente Archivierung von Dokumenten"},"content":{"rendered":"

Dokumente spielen im Zeitalter der digitalen Technik eine gro\u00dfe Rolle. Nahezu jedes Unternehmen erh\u00e4lt t\u00e4glich eine Flut an E-Mails, Briefen und Belegen. Da jedes Schriftst\u00fcck eine wichtige Information enthalten kann, werden diese bearbeitet und anschlie\u00dfend archiviert.\u00a0Die angesammelten Dokumente sind in der Regel in Aktenordnern abgelegt. So ist es keine Seltenheit, dass die Schr\u00e4nke im B\u00fcro oder Archiv \u00fcberf\u00fcllt sind. Ben\u00f6tigt nun ein Mitarbeiter ein bestimmtes Dokument, muss er zun\u00e4chst zum Aktenschrank, um dort den richtigen Ordner und das gesuchte Dokument zu finden.\u00a0Dieser Vorgang nimmt nat\u00fcrlich viel Zeit in Anspruch. Aber auch digital abgelegte Daten sind nicht automatisch besser organisiert. Durch die verteilte Speicherung auf Festplatten, Laufwerken oder im E-Mail Eingang geht der \u00dcberblick schnell verloren. Eine M\u00f6glichkeit wieder Ordnung in das Ablagesystem zu bringen, ist ein\u00a0Dokumenten-Management-System (DMS)<\/a>.\u00a0Eine DMS-Software kann, richtig angwendet, dabei helfen Dokumente besser im Blick zu haben und somit Zeit effektiver zu nutzen.<\/strong><\/p>\n

Weltweite Datenmenge verzehnfacht sich bis 2025 auf 163 ZByte<\/h2>\n

Die Datenberge wachsen stetig weiter. Dies hat sicherlich auch mit der heutigen \u201eWir-speichern-alles-Mentalit\u00e4t\u201c zu tun. T\u00e4glich erzeugen und teilen wir unz\u00e4hlige Daten. Das 2017 ver\u00f6ffentlichte Whitepaper ‚Data Age 2025‘ von IDC<\/a> prognostiziert, dass sich die weltweite Datenmenge bis 2025 auf 163 ZBbyte erh\u00f6hen\u00a0wird. Damit Sie sich dies besser vorstellen k\u00f6nnen: Ein Zettabyte sind eine Milliarde Terabyte. Viele Unternehmen sind der Annahme, dass man diesem Problem entgegenwirken kann, indem man auf einen cloud-basierten Speicher umstellt. Bei falscher Handhabung verlagert sich das Problem jedoch nur an einen anderen Ort, da viele Mitarbeiter dann dazu neigen, sorgloser mit Daten und deren Speicherung umgehen.<\/p>\n

30 Prozent der Arbeitszeit vergehen mit Suchen<\/h3>\n

Gerade das Suchen nach den richtigen Dokumenten beansprucht einen gro\u00dfen Teil der t\u00e4glichen Arbeit. Durch den erh\u00f6hten Verwaltungs- sowie Personalaufwand entstehen nat\u00fcrlich hohe Kosten. Damit Sie als Unternehmer Entscheidungen zeitnah treffen k\u00f6nnen, ist ein schneller und einfacher Zugriff auf relevante Informationen jedoch besonders wichtig. Die Frage der Datenspeicherung gewinnt demnach immer mehr an Bedeutung.\u00a0Mit\u00adhilfe einer DMS-Software steht ein Dokument schnell und einfach zur Verf\u00fcgung, ohne dass Sie danach suchen m\u00fcssen. Aber was ist das genau?<\/p>\n

Wie funktioniert eine DMS-Software?<\/h2>\n

Eine DMS-Software ist ein datenbankgest\u00fctztes System zur Verwaltung und Archivierung von Dokumenten aller Art. Zun\u00e4chst werden alle papiergebundenen Dokumente, wie beispielsweise Abrechnungsbelege, eingescannt und somit digitalisiert. Die Software verwendet zum einen Metadaten und zum anderen die sogenannten Nutz- bzw. Prim\u00e4rdaten, dies ist das eigentliche Dokument.\u00a0Zu den Metadaten geh\u00f6ren alle begleitenden Informationen eines Dokuments. Dazu z\u00e4hlen zum Beispiel Informationen \u00fcber den Autor, die Art des Dokuments, die Kundennummer, das Erstellungsdatum, oder auch der Sachbearbeiter. Anhand der Metadaten l\u00e4sst sich ein Dokument zweifelsfrei identifizieren und verwalten.\u00a0Die Metadaten der Dateien werden in ei\u00adner Daten\u00adbank hin\u00adter\u00adlegt und m\u00fcssen normalerweise beim Einstellen eines Dokuments vom Benutzer in entsprechende Masken eingegeben werden.<\/p>\n

\"archivierung-von-dokumenten\"<\/p>\n

Das gesuchte Dokument l\u00e4sst sich leicht finden, indem man einen Suchbegriff oder auch eine Rechnungsnummer in ein Textfeld eingibt. Die Suche nach einem Dokument beansprucht demnach nur wenige Sekunden. Alle eingehenden Dokumente sind in einem zen\u00adtralen Ar\u00adchiv gespeichert und werden nur ein einziges Mal abgelegt. Dadurch entstehen keine mehrfachen Versionen an verschiedenen Speicherorten. Um die Dokumente so organisieren zu k\u00f6nnen, wie man es gewohnt ist, bleibt die vertraute Ordnerstruktur erhalten. Je nachdem, welche Zugangsberechtigung man hat, k\u00f6nnen mehrere Personen ein Dokument sehen und auch bearbeiten. \u00c4ltere Versionen werden nicht \u00fcberschrieben, sollte also ein Problem auftreten, kann man jederzeit auf die Vorg\u00e4ngerversion zur\u00fcckgreifen.<\/p>\n

DMS kann mehr als nur archivieren<\/h3>\n

Der Einsatz einer DMS-Software hat viele Vorteile auf den unterschiedlichsten Ebenen. Denn es geht nicht nur um das reine Ablegen von Daten, sondern darum die Dokumente so zu verwalten, zu speichern und f\u00fcr den Nutzer zu organisieren, dass sie schnell und einfach wieder verf\u00fcgbar sind.\u00a0Auswertungen, Berichte, Zeiterfassungen, Benachrichtigungen \u2013 wichtige Belege sind in der Software sicher und transparent archiviert. Zudem sind Arbeitsabl\u00e4ufe effizienter und die Kommunikation im Unternehmen verbessert sich. Richtig geplant und eingesetzt, verbessert die Software Arbeitsprozesse sp\u00fcrbar, steigert die Qualit\u00e4t und reduziert die Kosten. Die wichtigsten Vorteile im \u00dcberblick:<\/p>\n